Compliance w Brenntag

Na czele organizacji ds. zgodności w firmie Brenntag stoi Zarząd (Board of Management), a w ramach tego organu – jego prezes. Kierownik ds. ładu korporacyjnego, ryzyka i zgodności (Governance, Risk [1] Compliance, GRC) w dziale audytu wewnętrznego (Corporate Internal Audit) firmy Brenntag AG regularnie informuje Zarząd o kwestiach związanych ze zgodnością. Regularne spotkania Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej (Supervisory Board’s Audit Committee) obejmują również sprawozdania dotyczące zgodności i zgłaszania nieprawidłowości oraz bieżącego rozwoju systemu zarządzania zgodnością w całej Grupie. Kierownik ds. GRC jest wspierany przez Komitet ds. Zgodności (Compliance Committee) jako wewnętrzny organ doradczy.

Na poziomie regionalnym za zgodność odpowiada Kierownictwo Regionalne (Regional Executive Management) spółki. W tym celu wyznaczono regionalnych kierowników ds. zgodności. Przyjmują oni, oceniają i zgłaszają wszelkie skierowane do nich kwestie i/lub pytania dotyczące zgodności, koordynują system zarządzania zgodnością na poziomie regionalnym i regularnie przekazują informacje i swoje spostrzeżenia kierownikowi ds. GRC firmy Brenntag AG. Gwarantuje to, że stosowany przez nas proces zarządzania zgodnością jest ściśle powiązany z naszą działalnością biznesową na poziomie regionalnym.

Zapobieganie korupcji jest istotnym elementem systemu zarządzania zgodnością w firmie Brenntag. Obowiązujące w całej Grupie wymagania dotyczące przeciwdziałania korupcji są określone w kodeksach i wytycznych. Obowiązują one w równym stopniu wszystkich pracowników, a ich przestrzeganie podlega monitorowaniu. Jeśli nasi pracownicy nie spełniają tych wymogów, może to stwarzać ryzyko utraty reputacji i zagrożenia finansowe dla firmy Brenntag. Firma Brenntag nie toleruje wykroczeń popełnianych przez pracowników (polityka „zero tolerancji”) i może w związku z tym podjąć odpowiednie kroki dyscyplinarne lub wyciągnąć konsekwencje na gruncie prawa pracy.

Obok Kodeksu etyki i postępowania w biznesie istnieją ogólnoświatowe wytyczne antykorupcyjne dla Grupy Brenntag, które określają, jakiego rodzaju postępowania oczekuje się od wszystkich pracowników w związku z przeciwdziałaniem korupcji oraz zawierają wskazówki, jak pracownicy powinni się zachowywać w sytuacjach krytycznych, aby ich postępowanie było zgodne z przepisami i aby uniknąć zagrożeń.

Wytyczne dotyczące kontroli wewnętrznej zawierają dalsze wymogi i środki mające na celu przeciwdziałanie korupcji, takie jak rozdzielanie funkcji, przestrzeganie zasady podwójnej kontroli oraz stosowanie się do wymogu pozyskiwania równorzędnych ofert od dostawców i usługodawców.

W spółkach naszej Grupy regularnie przeprowadzane są audyty wewnętrzne w celu zapewnienia zgodności z tymi wytycznymi. Kolejnymi elementami systemu zarządzania zgodnością z przepisami w zakresie zapobiegania korupcji w firmie Brenntag są szkolenia dla pracowników skierowane do określonych grup docelowych, realizowane głównie za pośrednictwem systemów e-learningowych, oraz system zgłaszania nieprawidłowości, za pomocą którego można anonimowo przekazywać informacje.

Przestrzeganie praw człowieka jest jedną z naczelnych zasad firmy Brenntag i stanowi podstawowy element jej ogólnego systemu zarządzania zgodnością. Dobrowolnie przestrzegając zasad inicjatywy UN Global Compact, firma Brenntag chce dodatkowo wzmocnić swoje stanowisko w tej sprawie. Kodeks etyki i postępowania w biznesie firmy Brenntag stanowi, że nasze przedsiębiorstwo i pracownicy muszą unikać naruszania praw człowieka w jakiejkolwiek formie. Sprzeciwiamy się wszelkim formom pracy przymusowej lub pracy dzieci, opowiadamy się za równymi szansami i sprawiedliwymi warunkami pracy oraz odrzucamy wszelkie formy dyskryminacji. Naruszenia praw człowieka można zgłaszać wewnętrznie za pośrednictwem naszej organizacji ds. zgodności oraz anonimowo za pośrednictwem naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Jeśli jakiekolwiek podejrzenia o łamanie praw człowieka zostaną potwierdzone, są one stanowczo ścigane i nakładane są sankcje. Od kilku lat firma Brenntag dobrowolnie poddaje się regularnym ocenom zrównoważonego rozwoju przeprowadzanym przez międzynarodową agencję ratingową EcoVadis. EcoVadis ocenia wyniki firm w zakresie zrównoważonego rozwoju w czterech kategoriach: środowisko, praktyki pracownicze, uczciwe praktyki biznesowe i zrównoważone zamówienia. Kluczowym elementem tej zewnętrznej oceny firmy Brenntag jest przegląd aspektów w obszarze praw człowieka. Firma Brenntag jest przekonana, że największe ryzyko potencjalnych naruszeń praw człowieka istnieje w naszym łańcuchu dostaw. W ramach naszego udziału w branżowej inicjatywie „Razem dla zrównoważonego rozwoju (Together for Sustainability)” wymagamy od naszych dostawców poddania się przeprowadzanej przez Eco-Vadis ocenie w zakresie zrównoważonego rozwoju, która obejmuje również sprawdzenie przestrzegania praw człowieka. Kodeks postępowania dostawców firmy Brenntag wyraźnie wymaga, aby nasi dostawcy wspierali przestrzeganie międzynarodowych praw człowieka i unikali ich naruszania. Ponadto przeprowadzane są dodatkowe oceny i audyty dostawców w oparciu o standardowe kwestionariusze, które również dotyczą przestrzegania praw człowieka.

Obok wzrostu organicznego drugim filarem długofalowej strategii rozwoju firmy Brenntag są przejęcia. Każde przejęcie jest poddawane szczegółowemu i kompleksowemu procesowi due diligence. Odbywamy wiele bezpośrednich spotkań i wizyt na miejscu, aby zrozumieć, przeanalizować i ocenić historię, obecną sytuację i potencjał przejmowanego przedsiębiorstwa. Kolejnym elementem jest obszerna analiza przedsiębiorstwa, która obejmuje, oprócz kwestii handlowych, takich jak struktura i finansowanie firmy, kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe, kwestie prawne i system informatyczny, a także obszary BHPiOŚ, ładu korporacyjnego, zgodności oraz zasobów ludzkich.

Oprócz ustalonych procesów w obszarze ochrony środowiska przejmowana firma jest również zobowiązana do regularnego ujawniania wszelkich zanieczyszczeń, które mogły wystąpić w jej placówkach, oraz wszelkich środków zaradczych wdrożonych w reakcji na nie. W zakresie bezpieczeństwa pracy należy przedstawić m.in. takie kwestie, jak środki bezpieczeństwa na terenie placówki oraz środki ochrony osobistej pracowników. Przejmowana firma jest również zobowiązana do ujawnienia struktury nadzoru korporacyjnego oraz wymogów w zakresie zgodności. W obszarze zasobów ludzkich należy uwzględnić takie kwestie, jak umowy dotyczące świadczeń socjalnych, świadczenia emerytalne i zakładowe systemy emerytalne, jak również zbiorowe układy pracy.

W przypadku, gdy proces due diligence wykaże jakiekolwiek braki lub gdy kluczowe kwestie pozostaną nierozwiązane, firma Brenntag z reguły zwraca się do przejmowanego podmiotu o zgodę na przeprowadzenie bardziej dogłębnej analizy. W razie niewystarczających wyjaśnień rozpatrujemy dany przypadek i podejmujemy decyzję, jak postąpić, lub nawet w ogóle przerywamy negocjacje.

Włączanie nowych firm do Grupy Brenntag odbywa się w ramach zorganizowanego procesu, który może trwać kilka lat, w zależności od strategii firmy Brenntag wobec danego podmiotu, jego wielkości i stopnia złożoności. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek rozbieżności w stosunku do standardów firmy Brenntag – np. w zakresie bezpieczeństwa, ochrony środowiska, zasobów ludzkich lub zgodności – kluczowym celem integracji jest ich szybkie wyeliminowanie.

Jako światowy lider na rynku dystrybucji chemikaliów, firma Brenntag musi przestrzegać wszelkich przepisów dotyczących handlu zagranicznego oraz przepisów celnych obowiązujących w tych krajach, takich jak ograniczenia w zakresie eksportu lub importu określonych towarów, usług i technologii do lub z krajów objętych sankcjami lub embargiem. To samo dotyczy dostaw do lub od firm lub osób znajdujących się na listach sankcji. Ponadto pracownicy firmy Brenntag muszą przestrzegać wszelkich obowiązujących ograniczeń handlowych wynikających z międzynarodowych embarg, które zazwyczaj ograniczają transakcje płatnicze i kapitałowe z poszczególnymi krajami lub całkowicie ich zakazują. Firma Brenntag wypełnia ten obowiązek częściowo poprzez zastosowanie zautomatyzowanego, informatycznego rozwiązania do kontroli bezpieczeństwa. Za pomocą specjalnego programu komputerowego regularnie sprawdzamy naszych klientów i dostawców pod kątem przestrzegania sankcji nałożonych przez Organizację Narodów Zjednoczonych, Unię Europejską, USA i inne kraje, w których firma Brenntag prowadzi działalność. W przypadku pojawienia się podejrzeń przeprowadzana jest dokładna kontrola na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Jeżeli podejrzenie jest uzasadnione, dostawa nie dochodzi do skutku, a w razie konieczności podejmowane są dalsze środki w porozumieniu z władzami.

Aby sprostać rosnącym na całym świecie wymaganiom w zakresie ochrony danych, Zarząd powołał w 2018 roku Inspektora ds. ochrony danych Grupy (Group Data Protection Officer). Jako kierownik globalnego działu ochrony danych (Global Data Protection) podlega niezależnie i bezpośrednio Zarządowi. Globalny dział ochrony danych jest odpowiedzialny za opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania ochroną danych w Grupie oraz zarządzanie nim. Koordynatorzy ds. ochrony danych w poszczególnych regionach wspierają globalny dział ochrony danych i podlegają jednostce centralnej. W roku sprawozdawczym powołano komisję ds. ochrony danych osobowych (Data Protection Committee), w skład której wchodzą członkowie Zarządu firmy Brenntag AG i Brenntag Holding GmbH oraz przedstawiciele działów ochrony danych, prawnego, kadr, IT, audytu wewnętrznego i zgodności. Uczestnicy odbywają regularne spotkania w celu omówienia zaleceń wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych oraz zmian zachodzących w firmie.