Zgodność z przepisami i prywatność w Brenntag

Zarząd stoi na czele naszej organizacji ds. zgodności. Starszy Wiceprezes (SVP) ds. Zgodności z Przepisami i Prywatności Grupy Brenntag regularnie składa raporty Dyrektorowi Generalnemu, Zarządowi i Radzie Nadzorczej na tematy związane ze zgodnością z przepisami.

Regularne spotkania Komitetu Audytu Rady Nadzorczej obejmują również kontrolę ewentualnych przypadków whistleblowingu, a także stały rozwój systemu zarządzania zgodnością w całej grupie. W regionach globalnych regionalni kierownicy ds. zgodności zapewniają ścisłe powiązanie z naszą działalnością biznesową poprzez koordynację systemu zarządzania zgodnością na poziomie regionalnym.

Menedżerowie ci sprawdzają i zgłaszają wszystkie kwestie związane ze zgodnością oraz wszelkie otrzymane pytania dotyczące zgodności. Uczestniczą oni w regularnej wymianie informacji i doświadczeń wraz z SVP Compliance and Privacy Brenntag Group. Lokalne osoby kontaktowe ds. zgodności wspierają regionalnego kierownika ds. zgodności w jego pracy. Gwarantuje to, że stosowany przez nas proces zarządzania zgodnością jest ściśle powiązany z naszą działalnością biznesową na poziomie regionalnym i lokalnym.

Zapobieganie korupcji jest istotnym elementem naszego systemu zarządzania zgodnością. Obowiązujące w całej Grupie wymagania dotyczące przeciwdziałania korupcji są określone w wewnętrznych politykach i wytycznych. Regulacje te obowiązują w równym stopniu wszystkich pracowników, a ich przestrzeganie podlega monitorowaniu.

Stosujemy politykę zerowej tolerancji dla niewłaściwego postępowania pracowników, a wszelkie wykroczenia mogą prowadzić do podjęcia odpowiednich środków dyscyplinarnych lub mieć konsekwencje wynikające z prawa pracy. Oprócz Kodeksu postępowania w biznesie i etyki, zapewniamy ogólnogrupowe wytyczne antykorupcyjne, które określają, jakiego rodzaju postępowania oczekuje się od wszystkich pracowników, aby chronić siebie i Brenntag przed zachowaniami korupcyjnymi.

Wytyczne dotyczące kontroli wewnętrznej zawierają dalsze wymogi i środki mające na celu przeciwdziałanie korupcji, takie jak

• zapewnienie rozdziału funkcji
• przestrzeganie zasady podwójnej kontroli
• przestrzeganie wymogu uzyskania ofert porównawczych od dostawców i usługodawców

Jako światowy lider na rynku dystrybucji chemikaliów, firma Brenntag musi przestrzegać wszelkich przepisów dotyczących handlu zagranicznego oraz przepisów celnych obowiązujących w tych krajach, takich jak ograniczenia w zakresie eksportu lub importu określonych towarów, usług i technologii do lub z krajów objętych sankcjami lub embargiem.

To samo dotyczy dostaw do lub od firm lub osób znajdujących się na listach sankcji. Ponadto pracownicy firmy Brenntag muszą przestrzegać wszelkich obowiązujących ograniczeń handlowych wynikających z międzynarodowych embarg, które zazwyczaj ograniczają transakcje płatnicze i kapitałowe z poszczególnymi krajami lub całkowicie ich zakazują.

Wypełniamy to zobowiązanie częściowo poprzez wsparcie kontroli opartej na technologii informatycznej. Za pomocą tego programu komputerowego regularnie sprawdzamy klientów i dostawców pod kątem przestrzegania sankcji nałożonych przez Organizację Narodów Zjednoczonych, Unię Europejską, USA i inne kraje, w których firma Brenntag prowadzi działalność. W przypadku pojawienia się podejrzeń przeprowadzana jest dokładna kontrola na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Jeżeli podejrzenie jest uzasadnione, dostawa nie dochodzi do skutku, a w razie konieczności podejmowane są dalsze środki w porozumieniu z władzami.

Aby sprostać rosnącym wymaganiom globalnej ochrony danych, w 2018 r. Zarząd powołał Inspektora Ochrony Danych Grupy (GDPO). Jako szef działu Globalnej Ochrony Danych, GDPO podlega niezależnie i bezpośrednio Zarządowi.

Globalny dział ochrony danych jest odpowiedzialny za opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania ochroną danych w Grupie oraz zarządzanie nim. Koordynatorzy ds. ochrony danych w poszczególnych regionach wspierają globalny dział ochrony danych i podlegają jednostce centralnej.