Zgodność z przepisami i prywatność w Brenntag

Współpraca z ludźmi, którzy robią różnicę
Zawsze przywiązywaliśmy dużą wagę do odpowiedzialnego, etycznego i zrównoważonego ładu korporacyjnego. Naszym najwyższym priorytetem jest przestrzeganie wymogów ustawowych, a także dobrowolnych zasad wewnętrznych, które dodatkowo promują nasze postępowanie biznesowe i podstawowe wartości.
Aby to umożliwić, utworzyliśmy w firmie organizację ds. zgodności z przepisami, wdrażając jednocześnie systemy kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem. Każdy pracownik jest osobiście odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawa, dyrektyw, zasad i regulacji.
Dawne kolumny
„Aby utrzymać naszą pozycję szanowanego globalnego lidera rynku w społeczności biznesowej i opinii publicznej, Brenntag ściśle przestrzega najwyższych standardów zgodności z prawem i etyką, a także odpowiedzialnego społecznie zachowania. Ufamy, że nasi pracownicy są odpowiedzialni za swoje działania i zawsze bez wyjątku przestrzegają tych zasad, jak również wartości korporacyjnych Brenntag”.

Dr Christian Kohlpaintner

Prezes zarządu Brenntag SE

Nasz Kodeks postępowania i etyki w biznesie

Jako centralny aspekt naszego systemu zgodności, nasz Kodeks postępowania i etyki w biznesie obejmuje podstawowe wymagania dotyczące ogólnej działalności biznesowej Brenntag w takich dziedzinach jak:
  • przeciwdziałanie korupcji
  • przeciwdziałanie praniu pieniędzy
  • księgi, rejestry i sprawozdawczość finansowa
  • prawo konkurencji i antymonopolowe
  • konflikty interesów
  • Poufność
  • ochrona danych i bezpieczeństwo informacji
  • zgodność z przepisami o handlu zagranicznym
  • zapobieganie oszustwom
  • wykorzystywanie informacji poufnych
  • obsługa i zabezpieczenie mienia Brenntag
  • zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona środowiska
  • prawa człowieka i praktyki pracownicze

Nasz Kodeks postępowania dostawców

Dokładamy wszelkich starań, aby zawsze prowadzić naszą działalność zgodnie z przepisami i etyką biznesową, mając jednocześnie na uwadze naszą odpowiedzialność społeczną i środowiskową.
W ramach tego zobowiązania, zgodnie z Kodeksem postępowania dostawców firmy Brenntag, oczekujemy od naszych dostawców przestrzegania:
  • wszystkich obowiązujących przepisów prawa i regulacji;
  • zasad związanych z dobrymi praktykami biznesowymi w zakresie ładu korporacyjnego;
  • praw człowieka i odpowiednich warunków pracy; oraz
  • zasad odpowiedzialności środowiskowej.

Materiały do pobrania

Kodeks biznesu i etyki
PDF 731.55 KB
Kodeks postępowania dostawców
PDF 890.01 KB

Dalsze informacje

Zarząd stoi na czele naszej organizacji ds. zgodności. Starszy Wiceprezes (SVP) ds. Zgodności z Przepisami i Prywatności Grupy Brenntag regularnie składa raporty Dyrektorowi Generalnemu, Zarządowi i Radzie Nadzorczej na tematy związane ze zgodnością z przepisami.
Regularne spotkania Komitetu Audytu Rady Nadzorczej obejmują również kontrolę ewentualnych przypadków whistleblowingu, a także stały rozwój systemu zarządzania zgodnością w całej grupie. W regionach globalnych regionalni kierownicy ds. zgodności zapewniają ścisłe powiązanie z naszą działalnością biznesową poprzez koordynację systemu zarządzania zgodnością na poziomie regionalnym.
Menedżerowie ci sprawdzają i zgłaszają wszystkie kwestie związane ze zgodnością oraz wszelkie otrzymane pytania dotyczące zgodności. Uczestniczą oni w regularnej wymianie informacji i doświadczeń wraz z SVP Compliance and Privacy Brenntag Group. Lokalne osoby kontaktowe ds. zgodności wspierają regionalnego kierownika ds. zgodności w jego pracy. Gwarantuje to, że stosowany przez nas proces zarządzania zgodnością jest ściśle powiązany z naszą działalnością biznesową na poziomie regionalnym i lokalnym.
Zapobieganie korupcji jest istotnym elementem naszego systemu zarządzania zgodnością. Obowiązujące w całej Grupie wymagania dotyczące przeciwdziałania korupcji są określone w wewnętrznych politykach i wytycznych. Regulacje te obowiązują w równym stopniu wszystkich pracowników, a ich przestrzeganie podlega monitorowaniu.
Stosujemy politykę zerowej tolerancji dla niewłaściwego postępowania pracowników, a wszelkie wykroczenia mogą prowadzić do podjęcia odpowiednich środków dyscyplinarnych lub mieć konsekwencje wynikające z prawa pracy. Oprócz Kodeksu postępowania w biznesie i etyki, zapewniamy ogólnogrupowe wytyczne antykorupcyjne, które określają, jakiego rodzaju postępowania oczekuje się od wszystkich pracowników, aby chronić siebie i Brenntag przed zachowaniami korupcyjnymi.
Wytyczne dotyczące kontroli wewnętrznej zawierają dalsze wymogi i środki mające na celu przeciwdziałanie korupcji, takie jak
  • zapewnienie rozdziału funkcji
  • przestrzeganie zasady podwójnej kontroli
  • przestrzeganie wymogu uzyskania ofert porównawczych od dostawców i usługodawców

W naszych jednostkach regularnie przeprowadzane są audyty wewnętrzne w celu zapewnienia zgodności z tymi wytycznymi. Kolejnymi elementami systemu zarządzania zgodnością związanymi z zapobieganiem korupcji w Brenntag są szkolenia dla pracowników ukierunkowane na grupy docelowe oraz system zgłaszania nieprawidłowości, za pomocą którego można anonimowo przekazywać informacje.
Jako światowy lider na rynku dystrybucji chemikaliów, firma Brenntag musi przestrzegać wszelkich przepisów dotyczących handlu zagranicznego oraz przepisów celnych obowiązujących w tych krajach, takich jak ograniczenia w zakresie eksportu lub importu określonych towarów, usług i technologii do lub z krajów objętych sankcjami lub embargiem.
To samo dotyczy dostaw do lub od firm lub osób znajdujących się na listach sankcji. Ponadto pracownicy firmy Brenntag muszą przestrzegać wszelkich obowiązujących ograniczeń handlowych wynikających z międzynarodowych embarg, które zazwyczaj ograniczają transakcje płatnicze i kapitałowe z poszczególnymi krajami lub całkowicie ich zakazują.
Wypełniamy to zobowiązanie częściowo poprzez wsparcie kontroli opartej na technologii informatycznej. Za pomocą tego programu komputerowego regularnie sprawdzamy klientów i dostawców pod kątem przestrzegania sankcji nałożonych przez Organizację Narodów Zjednoczonych, Unię Europejską, USA i inne kraje, w których firma Brenntag prowadzi działalność. W przypadku pojawienia się podejrzeń przeprowadzana jest dokładna kontrola na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Jeżeli podejrzenie jest uzasadnione, dostawa nie dochodzi do skutku, a w razie konieczności podejmowane są dalsze środki w porozumieniu z władzami.
Aby sprostać rosnącym wymaganiom globalnej ochrony danych, w 2018 r. Zarząd powołał Inspektora Ochrony Danych Grupy (GDPO). Jako szef działu Globalnej Ochrony Danych, GDPO podlega niezależnie i bezpośrednio Zarządowi.
Globalny dział ochrony danych jest odpowiedzialny za opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania ochroną danych w Grupie oraz zarządzanie nim. Koordynatorzy ds. ochrony danych w poszczególnych regionach wspierają globalny dział ochrony danych i podlegają jednostce centralnej.

Nasz kanał SpeakUp®

Sukces naszej firmy opiera się na uczciwości i zgodności każdego z naszych pracowników i partnerów biznesowych, nie tylko z wymogami prawnymi, ale także z zasadami Brenntag określonymi w naszym Kodeksie Postępowania. Naszym najwyższym priorytetem jest zapewnienie, aby każda osoba pracująca w naszej firmie lub z nią współpracująca mogła swobodnie wypowiadać się, zgłaszać pytania, wątpliwości dotyczące kwestii etycznych lub przypadków niezgodności z przepisami, bez obawy o działania odwetowe.
Aby umożliwić naszym pracownikom i partnerom biznesowym zgłaszanie wątpliwości, uruchomiliśmy kanał SpeakUp®, który zapewnia anonimowe zgłaszanie wszelkich wątpliwości dotyczących kwestii etycznych lub niezgodności z prawem przez pracownika Brenntag.
Kanał jest zarządzany przez zewnętrznego dostawcę, co zapewnia anonimowość wszystkich informacji otrzymywanych przez pracowników Brenntag odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń. Zobowiązujemy się do ochrony osób, które w dobrej wierze zgłaszają wątpliwości, oraz wszystkich osób, które uczestniczą w przeglądzie lub dochodzeniu w sprawie potencjalnego niewłaściwego postępowania. Dyskryminacja, niekorzystne działania w zakresie zatrudnienia lub działania odwetowe jakiegokolwiek rodzaju przeciwko takim osobom nie są tolerowane.
Podobnie jesteśmy zobowiązani do domniemania niewinności osób, których dotyczą wszelkie zgłoszone obawy, dopóki naruszenie nie zostanie udowodnione. Wszystkie przeglądy postępowania są przeprowadzane z zachowaniem najwyższej poufności. Informacje te będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Jak zgłosić wątpliwości dotyczące zgodności?

Prześlij swoje zgłoszenie za pośrednictwem formularza internetowego Speak up channel lub zadzwoń pod bezpłatny numer, aby zostawić wiadomość.
Nie musisz podawać żadnych osobistych danych kontaktowych, ponieważ otrzymasz indywidualny numer sprawy i kod dostępu, który pozwoli ci sprawdzać (za pośrednictwem formularza internetowego) wszelkie wiadomości wysyłane do ciebie przez Brenntag za pośrednictwem tego łącza internetowego. W przypadku korzystania z bezpłatnego numeru należy pamiętać, że wiadomość zostanie nagrana i przepisana przez zewnętrznego dostawcę.
Brenntag nie otrzyma tej wiadomości, lecz pisemną transkrypcję. Otrzymasz również indywidualny numer sprawy i kod dostępu, aby sprawdzić (za pośrednictwem formularza internetowego) wszelkie komunikaty wysyłane do Ciebie przez Brenntag za pośrednictwem tego łącza internetowego.
Wypowiedz się teraz

Uruchom raport

Aby wiadomość została przetworzona i sprawdzona, ważne jest, aby zgłoszenie było jak najbardziej szczegółowe (kto, co, kiedy, jak) i zawierało informacje pomocnicze, np. kopie dokumentów lub nazwiska osób, które były świadkami tego samego zdarzenia.
Należy pamiętać, że ogólne stwierdzenia lub niejasne oświadczenia nie mogą być badane. Po przesłaniu zgłoszenia otrzymasz indywidualny numer sprawy. Zachowaj ten numer w bezpiecznym miejscu. Numer ten będzie potrzebny do sprawdzania wszelkich wiadomości wysyłanych przez firmę Brenntag za pośrednictwem tego łącza internetowego. Wszystkie obawy zgłoszone za pośrednictwem tego kanału traktujemy poważnie i w każdym przypadku podejmiemy odpowiednie działania.
Będziemy na bieżąco informować o naszych postępach. SpeakUp®, certyfikowany zgodnie z najwyższymi standardami ochrony i bezpieczeństwa danych, ma kwartalny certyfikat ISAE3000 Type II.