Compliance og privatlivets fred hos Brenntag

Samarbejd med personer, der gør en forskel

Vi har altid lagt stor vægt på ansvarlig, etisk og bæredygtig virksomhedsledelse. Vores top prioritet er overholdelse af lovkrav samt frivillige interne adfærdspolitikker, som yderligere fremmer vores forretningsadfærd og underliggende værdier.

For at muliggøre dette har vi etableret en compliance-organisation internt i virksomheden, samtidig med at vi har implementeret interne kontrol- og risikostyringssystemer. Alle medarbejdere er personligt ansvarlige for at overholde alle gældende love, direktiver, politikker og bestemmelser.

Gamle kolonner
“For at bevare vores position som respekteret global markedsleder inden for branchen, og den generelle offentlighed, er Brenntag meget engageret i at leve op til de højeste standarder indenfor lovmæssig og etisk compliance samt socialt ansvarlig adfærd. Vi har tillid til, at vores medarbejdere tager ejerskab for deres handlinger og altid overholder disse principper samt Brenntags virksomhedsværdier uden undtagelse.”

Dr. Christian Kohlpaintner

Administrerende direktør for Brenntag SE

Vores kodeks for forretningsadfærd og etik

Som et centralt aspekt af vores compliance system omfatter vores kodeks for forretningsadfærd og etik de grundlæggende krav til Brenntags overordnede forretningsaktiviteter inden for områder såsom:

  • anti-korruption
  • Bekæmpelse af hvidvask af penge
  • bøger, registrering, og økonomisk rapportering
  • konkurrence og konkurrence lovgivning
  • interessekonflikter
  • Fortrolighed
  • databeskyttelse og informationssikkerhed
  • overholdelse af regler for udenlandsk handel
  • forebyggelse af svindel
  • insiderhandel
  • håndtering og sikring af Brenntags ejendom
  • sundhed, sikkerhed og miljøbeskyttelse
  • menneskerettigheder og arbejdspraksis

Vores adfærdskodeks for leverandører

Vi har forpligtet os til altid at drive vores forretning i overensstemmelse med loven og forretningsetik, samtidig med at vi er opmærksomme på vores sociale og miljømæssige ansvar.

Som en del af denne forpligtelse, som beskrevet i Brenntags adfærdskodeks for leverandører, forventer vi, at vores leverandører også overholder

  • alle gældende love og forordninger,
  • principper relateret til god ledelsesmæssig forretningspraksis,
  • menneskerettigheder og passende arbejdsforhold, samt
  • miljømæssigt ansvar.

Yderligere oplysninger

Direktionen er i spidsen for vores compliance-organisation. Senior Vice President (SVP) Compliance & Privacy Brenntag Group rapporterer regelmæssigt til CEO, bestyrelsen og Supervisory Board angående emner relateret til compliance.

De regelmæssige møder i Supervisory Board revisionsudvalg omfatter også kontrol af mulige tilfælde af whistleblowing, samt den løbende udvikling af det koncerndækkende system til administration af compliance. Inden for de globale regioner sikrer de regionale Compliance Managers en tæt forbindelse til vores forretningsaktiviteter, ved at koordinere compliance-styringssystemet på regionalt niveau.

Disse managere gennemser og rapporterer alle problemer samt spørgsmål relateret til compliance. De deltager i en regelmæssig udveksling af information og oplevelser med SVP Compliance & Privacy Brenntag Group. De lokale compliance-kontakter støtter den regionale Compliance Manager i deres arbejde. Dette sikrer, at vores compliance-administration er tæt forbundet med vores forretningsaktiviteter på regionalt og lokalt niveau.

Forebyggelse af korruption er en vigtig del af vores system til compliance-administration. Koncernens krav til anti-korruption er angivet i interne politikker og retningslinjer. Disse regler gælder for alle medarbejdere, og overholdelsen af ​​dem overvåges.

Vi har nultolerancepolitik over for medarbejderforseelser og al ureglementeret adfærd kan føre til disciplinære foranstaltninger eller mulige konsekvenser i henhold til arbejdsloven. Ud over kodeks for forretningsadfærd og etik har vi koncerndækkende retningslinjer for antikorruption, som specificerer, hvilken type adfærd der forventes af alle medarbejdere for at beskytte dem selv og Brenntag mod korrupt adfærd.

De interne retningslinjer for kontrol indeholder flere krav og tiltag for at forebygge korruption, såsom:

  • at sikre separation af funktioner
  • overholdelse af princippet om dobbelt kontrol
  • overholdelse af kravet om at indhente sammenlignende bud fra leverandører og serviceudbydere

Interne revisioner udføres regelmæssigt i vores datterselskaber for at sikre overholdelse af disse retningslinjer. Yderligere elementer af systemet til compliance-administration, der vedrører forebyggelse af korruption hos Brenntag, er målgruppeorienterede uddannelseskurser for medarbejdere samt et meddelelsessystem, der kan bruges til at give anonyme oplysninger (whistleblowing).

Som den globale markedsleder inden for kemisk distribution skal Brenntag overholde alle love vedrørende handel og told, der gælder i andre lande, såsom restriktioner for eksport eller import af bestemte varer, tjenester og teknologier til eller fra lande, der er underlagt sanktioner eller embargoer.

Det samme gælder for leveringer til eller fra virksomheder eller personer på sanktionslister. Derudover skal Brenntags medarbejdere overholde alle gældende handelsrestriktioner som følge af internationale embargoer, som typisk begrænser eller forbyder betalings- og kapitaltransaktioner med bestemte lande.

Vi opfylder denne forpligtelse dels ved hjælp af IT-baseret screening. Ved hjælp af denne software kontrollerer vi regelmæssigt kunder og leverandører i forhold til de sanktionslister, der er udstedt af FN, Den Europæiske Union, USA og forskellige andre lande, hvor Brenntag driver virksomhed. Hvis der opstår mistanke, udføres der en omhyggelig kontrol på grundlag af alle tilgængelige oplysninger. Hvis en mistanke underbygges, sker der ingen levering, og om nødvendigt indledes der yderligere foranstaltninger i samarbejde med myndighederne.

For at opfylde de stigende krav til global databeskyttelse udpegede bestyrelsen en databeskyttelsesrådgiver (GDPO) for koncernen i 2018. Som leder af den globale databeskyttelsesafdeling rapporterer GDPO uafhængigt og direkte til bestyrelsen.

Den globale databeskyttelsesafdeling er ansvarlig for at udvikle, implementere og administrere databeskyttelsesstyringssystemet for koncernen. Databeskyttelseskoordinatorer i de forskellige regioner støtter den globale databeskyttelsesafdeling og rapporterer til den centrale enhed.

Vores SpeakUp®-kanal

Vores virksomheds succes er baseret på den integritet og compliance, som udføres af hvert enkelt medarbejdere og forretningspartnere, i forhold til ikke blot de lovmæssige krav, men også Brenntags principper, som beskrevet i vores adfærdskodeks. Det er en topprioritet for os at sikre, at alle som arbejder i eller med vores virksomhed, har det komfortabelt med at sige fra, stille spørgsmål, være opmærksom på etiske problemer eller i tilfælde af non-compliance, uden frygt for konsekvenser.

For at vore medarbejdere og forretningspartnere kan stille spørgsmål og henvende sig har vi oprettet en SpeakUp®-kanal, som sikrer anonym rapportering angående estiske spørgsmål eller non-compliance i forhold til loven omkring en medarbejder hos Brenntag.

Kanalen administreres af en tredjepartsudbyder, hvilket sikrer, at alle oplysninger, som modtages fra Brenntag medarbejdere, behandles anonymt. Vi er engagerede i at beskytte enkeltpersoner, som rejser spørgsmål i god tro samt alle personer som bidrager til, at vi kan gennemgå eller efterforske al potentiel ureglementeret adfærd. Diskrimination, negativ ansættelsesadfærd eller gengældelse af enhver art mod sådanne personer tolereres ikke.

Vi arbejder også ud fra antagelsen om, at alle, der rejses spørgsmål omkring, er uskyldige, indtil det modsatte er bevist. Al gennemgang af adfærd behandles med den strengeste fortrolighed. Al information vil blive behandlet på linje med de gældende love for databeskyttelse.

Hvordan skal man rapportere et spørgsmål angående compliance?

Indsend dit spørgsmål i en webformular på Speak up-kanalen eller ring til det gratis nummer for at indtale en besked.

Du behøver ikke at indsende nogle personlige kontakt oplysninger. Du vil modtage et individuelt sagsnummer og en adgangskode, du kan benytte til at vende tilbage (via webformularen), og al kommunikation sendt fra Brenntag til dig vil komme via dette weblink. Hvis du bruger det gratis telefonnummer, bedes du bemærke, at din besked vil blive optaget og transskriberet af en tredjepartsudbyder.

Brenntag vil ikke modtage denne besked, men kun den skrevne transskribering. Du vil også modtage et individuelt sagsnummer og en adgangskode, du kan bruge til at vende tilbage (via webformularen), og al kommunikation sendt fra Brenntag til dig vil komme via dette weblink.

Sig fra nu

Start en rapport

For at din besked kan blive behandlet og gennemset er det vigtigt, at rapporteringen er så specifik som muligt (hvem, hvad, hvornår, hvordan), og at den inkluderer understøttende information, f.eks. kopier af dokumenter eller navne på enkeltpersoner, som har været vidne til samme hændelse.

Bemærk venligst, at generelle påstande eller vage udtalelser ikke kan efterforskes. Når du har indsendt din rapport, vil du modtage et individuelt sagsnummer. Gem dette nummer. Du skal bruge dette nummer til at se yderligere kommunikation, som Brenntag sender til dig via dette weblink. Vi tager alle spørgsmål rejst på denne kanal seriøst og vil træffe passende foranstaltninger i hvert tilfælde.

Vi vil informere dig om vores gennemgang af sagen. SpeakUp® er certificeret til højeste databeskyttelse og sikkerhedsstandarder og ISAE3000 Type II-certificeres fuldt ud hvert kvartal.