Regelefterlevnad och integritet på Brenntag

Samarbeta med människor som gör skillnad

Vi har alltid lagt stor vikt vid ansvarsfull, försiktig och hållbar företagsstyrning. Vår högsta prioritet är att följa lagstadgade krav samt frivilliga interna policyer som vidare befrämjar god affärssed och våra underliggande värderingar.

För att möjliggöra detta har vi upprättat en efterlevnadsorganisation inom företaget och vi använder olika system för intern kontroll och riskhantering. Varje Brenntag-anställd är personligen ansvarig för att följa alla tillämpliga lagar, direktiv, policyer och förordningar.

Äldre kolumner
”För att upprätthålla vår ställning som ansedda globala marknadsledare inom branschen och bland allmänheten, har Brenntag fast förbundit sig till de högsta standarderna gällande rättslig och etisk regelefterlevnad samt socialt ansvarstagande. Vi litar på att våra anställda rår över sina handlingar och att de alltid iakttar dessa principer samt Brenntags företagsvärderingar utan undantag.”

Dr Christian Kohlpaintner

VD Brenntag SE

Vår uppförande- och etikkod

Vår uppförande- och etikkod är en central aspekt av vårt regelefterlevnadssystem, och den omfattar de grundläggande kraven för Brenntags övergripande affärsverksamhet inom områden som:

  • bekämpning av korruption
  • bekämpning av penningtvätt
  • bokföring och redovisning
  • konkurrens- och antitrustlagstiftning
  • intressekonflikter
  • Sekretess
  • dataskydd och informationssäkerhet
  • efterlevnad av utländska handelsregler
  • förebyggande av bedrägerier
  • insiderhandel
  • hantering och skydd av Brenntags egendom
  • hälsa, säkerhet och miljöskydd
  • mänskliga rättigheter och arbetsrutiner

Vår uppförandekod för leverantörer

Vi är fast beslutna att alltid bedriva vår verksamhet i linje med lagen och affärsetiken samtidigt som vi håller vårt sociala och miljömässiga ansvar i åtanke.

Som en del av detta åtagande som beskrivs i Brenntags uppförandekod för leverantörer förväntar vi oss att även våra leverantörer följer

  • alla tillämpliga lagar och förordningar,
  • principer som rör god förvaltningssed,
  • mänskliga rättigheter och lämpliga arbetsvillkor, och
  • miljöansvar.

Ytterligare information

Styrelsen (Board of Management) är de som ansvarar för vår efterlevnadsorganisation. Senior Vice President (SVP) för efterlevnad och integritet på Brenntag Group rapporterar regelbundet till VD:n, styrelsen (Board of Management) och tillsynsnämnden kring efterlevnadsfrågor.

De regelbundna mötena i tillsynsnämndens revisionskommitté inkluderar även kontroll av eventuella visselblåsarärenden samt av den pågående utvecklingen av koncernens övergripande ledningssystem för regelefterlevnad. Inom de globala regionerna är det regionala efterlevnadschefer (Regional Compliance Managers) som säkerställer en nära koppling till vår affärsverksamhet genom att samordna ledningssystemet för regelefterlevnad på regional nivå.

Dessa chefer granskar och rapporterar alla ärenden som avser regelefterlevnad och eventuella efterlevnadsrelaterade frågor som inkommit. De deltar i ett regelbundet utbyte av information och erfarenheter med SVP för efterlevnad och integritet på Brenntag Group. Lokala kontaktpersoner med ansvar för efterlevnad stödjer den regionala efterlevnadschefen i dennes arbete. Detta säkerställer att vår regelefterlevnadshantering är nära kopplad till vår affärsverksamhet på regional och lokal nivå.

Att förebygga korruption är en viktig del av vårt ledningssystem för regelefterlevnad. Koncernomfattande krav avseende antikorruption anges i interna policyer och riktlinjer. Dessa bestämmelser gäller alla anställda lika och regelefterlevnad av dem övervakas.

Vi har nolltolerans mot anställdas misskötsamhet. Eventuell misskötsamhet kan leda till motsvarande disciplinära åtgärder eller få konsekvenser enligt arbetsrätten. Utöver uppförande- och etikkoden tillhandahåller vi en koncernomspännande riktlinje för antikorruption som specificerar vilken typ av uppförande som förväntas av samtliga anställda för att skydda sig själva och Brenntag mot korrupt beteende.

Riktlinjer för interna kontroller innehåller vidare krav och åtgärder för att bekämpa korruption som till exempel att:

  • säkerställa separation av funktioner
  • efterleva dubbelkontrollprincipen
  • iaktta kravet på att erhålla konkurrenskraftiga offerter från leverantörer och tjänsteleverantörer

Interna revisioner utförs regelbundet hos våra enheter för att säkerställa efterlevnad av dessa riktlinjer. Andra delar av ledningssystemet för regelefterlevnad som rör förebyggande av korruption på Brenntag är målgruppsinriktade utbildningar för anställda, samt ett visselblåsarsystem som kan användas för att tillhandahålla anonym information.

Som global marknadsledare inom kemikaliedistribution måste Brenntag följa alla regler gällande utrikeshandel och tullagar som gäller i andra länder, såsom restriktioner för export eller import av vissa varor, tjänster och tekniker till eller från länder som är föremål för sanktioner eller embargon.

Detsamma gäller leveranser till eller från företag eller personer på sanktionslistor. Dessutom måste Brenntags anställda följa alla tillämpliga handelsrestriktioner som följer av internationella embargon, vilka vanligtvis begränsar eller förbjuder betalningar och kapitaltransaktioner med vissa länder.

Vi uppfyller denna skyldighet till viss del med hjälp av IT-baserad screening. Med hjälp av denna programvaruapplikation kontrollerar vi regelbundet våra kunder och leverantörer mot de sanktionslistor som utfärdats av FN, Europeiska unionen, USA och olika andra länder där Brenntag är verksamt. Om misstankar uppstår utförs en noggrann kontroll på grundval av all tillgänglig information. Vid misstanke sker ingen leverans och vid behov initieras ytterligare åtgärder i samordning med myndigheterna.

För att möta de ökande globala kraven inom dataskydd utsåg styrelsen ett dataskyddsombud (Group Data Protection Officer, GDPO) för koncernen under 2018. Som chef för den globala dataskyddsavdelningen rapporterar GDPO självständigt och direkt till styrelsen.

Den globala dataskyddsavdelningen ansvarar för att utveckla, implementera och hantera koncernens dataskyddshanteringssystem. Dataskyddskoordinatorer i de olika regionerna stödjer den globala dataskyddsavdelningen och rapporterar till den centrala enheten.

Vår SpeakUp®-kanal

Vårt företags framgång grundar sig på integritet och regelefterlevnad som iakttas av var och en av våra anställda och affärspartner, inte bara i termer av rättsliga krav, utan också Brenntags principer så som dessa beskrivs i uppförandekoden. Det är en högsta prioritet för oss att säkerställa att alla som arbetar på eller inom vårt företag känner sig bekväma med att tala ut, ta upp frågor och funderingar kring etiska angelägenheter eller fall av bristande regelefterlevnad utan att frukta repressalier.

För att ge våra anställda och affärspartner möjlighet att anmäla bekymmer har vi upprättat en SpeakUp®-kanal som säkerställer anonym rapportering av eventuella bekymmer kring etiska frågor eller en Brenntag-anställds bristande regelefterlevnad.

Kanalen drivs av en tredjepartsleverantör, vilket säkerställer att all information som tas emot av de anställda på Brenntag som ansvarar för att granska bekymren är anonym. Vi förbinder oss till att skydda personer som anmäler bekymmer i god tro samt alla personer som bidrar till att granska eller reda ut eventuell misskötsamhet. Vi har nolltolerans mot all form av diskriminering, ogynnsamma anställningsåtgärder eller repressalier mot dessa personer.

Likaledes förbinder vi oss till oskuldspresumtionen för dem som berörs av eventuella bekymmer som anmälts till dess att överträdelsen i fråga bevisas. Alla granskningar med avseende på uppförande genomförs under yttersta sekretess. Informationen behandlas sedan i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar.

Hur rapporterar man ett bekymmer rörande regelefterlevnad?

Skicka in ett bekymmer via ett webbformulär, Speak up-kanalen eller ring ett avgiftsfritt nummer och lämna ett meddelande.

Du kommer inte att behöva skicka in någon personlig kontaktinformation eftersom du får ett individuellt ärendenummer och en passkod som ger dig möjlighet att återkomma (via webbformuläret) och kolla eventuella meddelanden som skickats till dig från Brenntag via denna webblänk. Om du använder det avgiftsfria numret bör du tänka på att ditt meddelande kommer att spelas in och transkriberas av tredjepartsleverantören.

Brenntag kommer inte att ta emot detta meddelande, utan den skriftliga transkriptionen i stället. Du kommer dessutom att få ett individuellt ärendenummer och en passkod för att kunna återkomma (via webbformuläret) och kolla eventuella meddelanden som skickats till dig från Brenntag via denna webblänk.

Tala ut nu

Påbörja en anmälan

För att ditt meddelande ska behandlas och granskas är det viktigt att anmälan är så specifik som möjligt (vem, vad, när, hur) och att den innehåller underbyggande information, t.ex. kopior på dokument eller namn av personer som bevittnat samma incident.

Observera att allmänna antaganden eller oklara uttalanden inte kan utredas. När du har skickat in din anmälan får du ett individuellt ärendenummer. Spara detta nummer på en säker plats. Du kommer att behöva detta nummer för att kunna kolla eventuella meddelanden som skickats till dig från Brenntag via denna webblänk. Vi tar alla bekymmer som anmäls via denna kanal på allvar och vi vidtar vederbörliga åtgärder i varje enskilt fall.

Vi kommer att hålla dig underrättad om våra framsteg. SpeakUp® är certifierat enligt de högsta dataskydds- och säkerhetsstandarderna samt fullt certifierat enligt ISAE3000 Typ II på kvartalsbasis.