Cumprimento na Brenntag

À frente da organização de compliance da Brenntag está o Conselho de Administração e, dentro deste órgão, o seu presidente. O gerente de Governança, Riscos e Compliance (GRC) do departamento de Auditoria Interna Corporativa da Brenntag AG informa regularmente ao Conselho de Administração sobre questões de compliance. As reuniões regulares do Comitê de Auditoria do Conselho Supervisor também incluem relatórios sobre conformidade e denúncia de irregularidades, assim como sobre o desenvolvimento contínuo do sistema de gestão de conformidade em todo o Grupo. O gerente do GRC é apoiado pelo Comitê de Conformidade como um órgão consultivo interno.

A nível regional, a Gerência Executiva Regional é responsável pela questão da conformidade. Aqui foram nomeados gestores regionais de conformidade. Eles recebem, avaliam e reportam quaisquer questões de conformidade e/ou questões que lhes sejam dirigidas, coordenam o sistema de gestão de conformidade a nível regional e transmitem regularmente informações e experiências através do diálogo com o gerente de GRC da Brenntag AG. Isto assegura que a nossa gestão de conformidade esteja estreitamente interligada com as nossas actividades empresariais a nível regional.

A prevenção da corrupção é um elemento essencial do sistema de gestão de conformidade da Brenntag. Os requisitos relativos ao anti-corrupção especificados em códigos e diretrizes, em todo o grupo. Eles se aplicam igualmente a todos os colaboradores e o cumprimento dos mesmos é monitorado. Se nossos funcionários não cumprirem com estes requisitos, isto pode ter riscos financeiros e de reputação para a Brenntag. A má conduta dos funcionários não é tolerada pela Brenntag (política de tolerância zero) e pode levar a medidas disciplinares correspondentes ou ter conseqüências sob a legislação trabalhista.

Além do Código de Conduta e Ética nos Negócios, existe uma diretriz mundial anticorrupção para o Grupo Brenntag que especifica que tipo de conduta se espera de todos os funcionários em relação à anticorrupção e que fornece orientações sobre como os funcionários devem se comportar em situações críticas para que sua conduta seja compatível e os riscos sejam evitados.

A diretriz de controle interno contém outros requisitos e medidas para combater a corrupção, tais como assegurar a separação de funções, cumprir o princípio da dupla verificação e aderir ao requisito de obter propostas comparativas de fornecedores e prestadores de serviços.

As auditorias internas são realizadas regularmente nas empresas do nosso Grupo para garantir o cumprimento destas directrizes. Outros elementos do sistema de gestão de conformidade relacionados com a prevenção da corrupção na Brenntag são cursos de formação orientados para grupos-alvo de colaboradores, que são essencialmente implementados através dos nossos sistemas de e-learning, e um sistema de denúncia de irregularidades, que pode ser utilizado para fornecer informações anónimas.

A observação dos direitos humanos é um dos principais princípios da Brenntag e é considerada como um elemento essencial do seu sistema geral de gestão de conformidade. Através de seu compromisso voluntário com os princípios do Pacto Global da ONU, a Brenntag procura dar mais peso à sua posição aqui. O Código de Conduta e Ética Empresarial da Brenntag estipula que nossa empresa e nossos funcionários devem evitar violações dos direitos humanos, sob qualquer forma. Nós nos opomos a todas as formas de trabalho forçado ou infantil, defendemos a igualdade de oportunidades e condições justas de trabalho, e rejeitamos qualquer tipo de discriminação. As violações dos direitos humanos podem ser denunciadas internamente, através de nossa organização compliance e anonimamente, através de nosso sistema de denúncia de irregularidades. Se qualquer suspeita de violação dos direitos humanos for confirmada, a Brenntag é perseguida e punida. Durante vários anos, a Brenntag submeteu-se voluntariamente a uma avaliação regular de sustentabilidade pela agência de classificação internacional EcoVadis. EcoVadis avalia o desempenho de sustentabilidade das empresas em termos de quatro categorias: meio ambiente, práticas trabalhistas, práticas empresariais justas e compras sustentáveis. A revisão de aspectos na área de direitos humanos é um elemento essencial desta avaliação externa da Brenntag. A Brenntag acredita que o maior risco de potenciais violações dos direitos humanos está em nossa cadeia de fornecimento. No marco da nossa adesão à iniciativa "Juntos pela Sustentabilidade" da indústria, solicitamos que nossos fornecedores sejam submetidos a avaliações de sustentabilidade Eco-Vadis, que também incluem uma revisão do cumprimento dos direitos humanos. O Código de Conduta dos Fornecedores da Brenntag solicita explicitamente que nossos fornecedores apoiem a observância dos direitos humanos internacionais e que evitem violações dos direitos humanos. Além disso, existem avaliações e auditorias adicionais de fornecedores, baseadas em questionários padronizados que também tratam da observância dos direitos humanos.

A par do crescimento orgânico, as aquisições são o segundo pilar da estratégia de crescimento a longo prazo da Brenntag. Cada aquisição passa por um minucioso e abrangente processo de due diligence. Realizamos um grande número de reuniões presenciais e fazemos muitas visitas ao local para compreender, analisar e avaliar a história, a situação atual e o potencial do negócio alvo. Outro elemento é uma extensa análise que abrange, além de questões comerciais, como estrutura e financiamento da empresa, acordos fiscais e de seguros, assuntos jurídicos e seu sistema de tecnologia da informação, também as áreas de SMS, governança corporativa/conformidade e recursos humanos.

Além dos processos estabelecidos na área de proteção ambiental, a empresa alvo também é obrigada a divulgar regularmente qualquer contaminação que possa ter ocorrido em seus locais e quaisquer medidas de remediação implementadas em resposta. Na área da segurança no trabalho, devem ser destacados temas como medidas de segurança no local e equipamentos de segurança pessoal dos colaboradores, entre outros. A empresa também é obrigada a divulgar sua estrutura de governança corporativa e seus requisitos de conformidade. Na área de recursos humanos, devem ser cobertos temas como acordos sobre benefícios sociais, planos de previdência e previdência da empresa, assim como acordos de negociação coletiva.

No caso do processo de due diligence revelar quaisquer deficiências ou se questões chave permanecerem por resolver, a Brenntag geralmente solicitaá ao alvo que permita uma revisão mais profunda. Em seguida, decidiremos, caso a caso, como proceder em caso de esclarecimento insuficiente ou mesmo se as negociações devem ser encerradas de imediato.

As aquisições são integradas no Grupo Brenntag por meio de um processo estruturado que pode se desenvolver ao longo de vários anos, dependendo da estratégia da Brenntag para a empresa, sua dimensão e a complexidade do negócio. Se forem identificadas discrepâncias em relação às normas da Brenntag - por exemplo, em termos de segurança, proteção ambiental, recursos humanos e conformidade - um objetivo chave de integração é a sua rápida eliminação.

Como líder no mercado global de distribuição de produtos químicos, a Brenntag deve cumprir com todas as leis de comércio exterior e alfandegárias aplicáveis nos países, tais como restrições à exportação ou importação de determinados bens, serviços e tecnologias para ou de países sujeitos a sanções ou embargos. O mesmo se aplica às entregas de ou para empresas ou pessoas que constam das listas de sanções. Além disso, os funcionários da Brenntag devem cumprir todas as restrições comerciais aplicáveis resultantes de embargos internacionais, que tipicamente restringem ou proíbem pagamentos e transações de capital com determinados países. A Brenntag cumpre esta obrigação em parte, utilizando uma solução de triagem automatizada, baseada em TI. Com a ajuda de uma aplicação especial de software, verificamos regularmente nossos clientes e fornecedores em relação às listas de sanções emitidas pelas Nações Unidas, União Européia, EUA e vários outros países nos quais a Brenntag opera. Se forem levantadas suspeitas, uma verificação cuidadosa é realizada com base em toda a informação disponível. Se uma suspeita for fundamentada, não é efectuada qualquer entrega e, se necessário, são iniciadas outras medidas em coordenação com as autoridades.

Para responder às crescentes exigências globais na área da protecção de dados, o Conselho de Administração nomeouou, em 2018, um Responsável pela Protecção de Dados do Grupo. Como chefe do departamento de Protecção de Dados Global, ela reporta de forma independente e directa ao Conselho de Administração. O Departamento Global de Protecção de Dados é responsável pelo desenvolvimento, implementação e gestão do sistema de gestão de protecção de dados do Grupo. Os coordenadores de protecção de dados nas várias regiões apoiam o Departamento Global de Protecção de Dados e reportam à unidade central. No ano do relatório foi criado um Comitê de Proteção de Dados, composto por membros do Conselho de Administração da Brenntag AG e da Brenntag Holding GmbH, assim como por representantes dos departamentos de Proteção de Dados, Jurídico, Recursos Humanos, TI, Auditoria Interna e Compliance. Os participantes realizam reuniões regulares para discutir como recomendações da lei de proteção de dados e os desenvolvimentos dentro da empresa.