Conformità e privacy in Brenntag

Collaborare con persone che fanno la differenza

Abbiamo sempre attribuito grande importanza alla governance aziendale responsabile, etica e sostenibile. La nostra priorità assoluta è il rispetto dei requisiti di legge e delle politiche interne volontarie che promuovono ulteriormente la nostra condotta aziendale e i valori sottostanti.

A tal fine, abbiamo istituito un’organizzazione della conformità all’interno dell’azienda, implementando al contempo sistemi di controllo interno e di gestione del rischio. Ogni dipendente è personalmente responsabile del rispetto di tutte le leggi, direttive, politiche e normative applicabili.

Il nostro Codice di condotta ed etica aziendale

Come aspetto centrale del nostro sistema di conformità, il nostro Codice di condotta ed etica aziendale comprende i requisiti fondamentali per le attività aziendali complessive di Brenntag in settori quali:

anticorruzione
antiriciclaggio
libri, registri e rendicontazione finanziaria
legge sulla concorrenza e antitrust
conflitti di interessi
Riservatezza
protezione dei dati e sicurezza delle informazioni
conformità al commercio estero
prevenzione delle frodi
insider trading
gestione e salvaguardia delle risorse di Brenntag
salute, sicurezza e tutela dell’ambiente
diritti umani e pratiche lavorative

Il nostro Codice di condotta per i fornitori

Ci impegniamo a condurre sempre la nostra attività in linea con la legge e l’etica aziendale, tenendo a mente la nostra responsabilità sociale e ambientale.

Nell’ambito di questo impegno, come indicato nel Codice di condotta per i fornitori di Brenntag, ci aspettiamo che anche i nostri fornitori rispettino

tutte le leggi e i regolamenti applicabili,
principi relativi alle buone pratiche aziendali di governance,
diritti umani e condizioni di lavoro appropriate, e
responsabilità ambientale.

Download

Codice di condotta ed etica aziendale

PDF 731.55 KB

Codice di condotta per i fornitori

PDF 890.01 KB

Modello di organizzazione, gestione e controllo di Brenntag Italia

PDF 523.24 KB

Modello di organizzazione, gestione e controllo di Brenntag Italia, Allegato 1

PDF 1.1 MB

: Il Consiglio di amministrazione è a capo della nostra organizzazione di conformità. Il Vicepresidente senior (SVP) di Conformità e privacy del Gruppo Brenntag riferisce regolarmente al CEO, al Consiglio di amministrazione e al Consiglio di vigilanza sui temi della conformità.
Le riunioni regolari del Comitato di revisione del Consiglio di supervisione comprendono anche una verifica di eventuali casi di segnalazione delle irregolarità e del continuo sviluppo del sistema di gestione della conformità a livello di Gruppo. Nell’ambito delle regioni globali, i responsabili regionali della conformità mantengono uno stretto legame con le nostre attività commerciali coordinando il sistema di gestione della conformità a livello regionale.
Questi manager esaminano e segnalano tutti i problemi e tutte le domande riguardanti la conformità che hanno ricevuto. Essi partecipano a un regolare scambio di informazioni ed esperienze insieme al SVP di Conformità e privacy del Gruppo Brenntag. I Referenti locali per la conformità supportano il Responsabile regionale per la conformità nel suo lavoro. Ciò garantisce che la nostra gestione della conformità sia strettamente interconnessa con le nostre attività aziendali a livello regionale e locale.

La prevenzione della corruzione è un elemento essenziale del nostro sistema di gestione della conformità. I requisiti a livello di gruppo relativi all’anticorruzione sono specificati nelle politiche interne e nelle linee guida. Queste normative applicano allo stesso modo a tutti i dipendenti e la loro conformità viene monitorata.

Abbiamo una politica di tolleranza zero nei confronti dei comportamenti scorretti dei dipendenti, e qualsiasi comportamento scorretto può portare a misure disciplinari corrispondenti o avere conseguenze ai sensi del diritto del lavoro. Oltre al Codice di condotta ed etica aziendale, forniamo linee guida anticorruzione a livello di gruppo che specificano il tipo di comportamento che i dipendenti devono tenere per proteggere se stessi e Brenntag da comportamenti corrotti.

Le linee guida per il controllo interno contengono ulteriori requisiti e misure per contrastare la corruzione, tra cui:

garantire la separazione delle funzioni
rispettare il principio della verifica multipla
rispettare l’obbligo di ottenere offerte comparative da fornitori di beni e servizi

Gli audit interni vengono condotti regolarmente presso le nostre entità per garantire la conformità a queste linee guida. Ulteriori elementi del sistema di gestione della conformità relativi alla prevenzione della corruzione in Brenntag sono i corsi di formazione orientati al gruppo target per i dipendenti e un sistema di segnalazione delle irregolarità che può essere utilizzato per fornire informazioni anonime.

: In qualità di leader globale nel mercato della distribuzione chimica, Brenntag deve rispettare tutte le leggi sul commercio estero e doganali applicabili in altri Paesi, come le restrizioni sulle esportazioni o importazioni di particolari beni, servizi e tecnologie da o verso Paesi soggetti a sanzioni o embarghi.
Lo stesso vale per le consegne da o verso aziende o persone presenti negli elenchi delle sanzioni. Inoltre, i dipendenti Brenntag devono rispettare tutte le restrizioni commerciali applicabili derivanti da embarghi internazionali, che solitamente limitano o vietano pagamenti e transazioni di capitale con determinati Paesi.
Soddisfiamo questo obbligo in parte tramite il supporto di uno screening basato su tecnologie informatiche. Con l’aiuto di questa applicazione software, controlliamo regolarmente i clienti e i fornitori rispetto agli elenchi delle sanzioni emessi dalle Nazioni Unite, dall’Unione europea, dagli Stati Uniti e da vari altri Paesi in cui Brenntag opera. In caso di sospetti, viene effettuato un attento controllo sulla base di tutte le informazioni disponibili. e in caso di sospetto fondato, le consegne vengono bloccate e, se necessario, vengono avviate ulteriori misure in coordinamento con le autorità.

: Per soddisfare i crescenti requisiti di protezione dei dati a livello globale, nel 2018 il Consiglio di amministrazione ha nominato un Responsabile della protezione dei dati del Gruppo (GDPO). In qualità di responsabile del dipartimento di Protezione globale dei dati, il GDPO fa riferimento in modo indipendente e diretto al Consiglio di amministrazione.
Il dipartimento di Protezione globale dei dati è responsabile dello sviluppo, dell’implementazione e della gestione del sistema di gestione della protezione dei dati per il Gruppo. I coordinatori per la protezione dei dati nelle varie regioni supportano il dipartimento di Protezione globale dei dati e riferiscono all’unità centrale.

Il nostro canale SpeakUp®

Oltre che sul rispetto dei requisiti di legge, il successo della nostra azienda si basa sull’integrità e sulla conformità da parte di ogni singolo dipendente e partner commerciale ai requisiti di legge e ai principi di Brenntag delineati dal nostro Codice di Condotta. Per noi è una priorità assoluta garantire che tutti coloro che lavorano o collaborano con la nostra azienda si sentano a proprio agio nel parlare e nel fare domande e segnalare dubbi su questioni etiche o casi di non conformità senza temere ritorsioni.

Per consentire ai nostri dipendenti e partner commerciali di segnalare eventuali dubbi, abbiamo creato un canale SpeakUp® che garantisce ai dipendenti Brenntag la possibilità di presentare segnalazioni anonime per qualsiasi dubbio in materia di etica o di non conformità alla legge.

Il canale è gestito da un fornitore terzo, e ciò garantisce che tutte le informazioni ricevute dai dipendenti Brenntag incaricati di esaminare i problemi rimangano anonime. Ci impegniamo a proteggere tutte le persone che segnalano dubbi in buona fede e che aiutano a riesaminare o indagare una potenziale cattiva condotta. Nei confronti di queste persone non sono tollerate discriminazioni, azioni avverse sul lavoro o ritorsioni di alcun tipo.

Allo stesso modo, ci impegniamo a garantire la presunta innocenza delle persone interessate da qualsiasi problema sollevato, fino a quando tale violazione non sarà stata dimostrata. Tutti i riesami dei problemi di condotta sono condotti con la massima riservatezza. Le informazioni saranno elaborate in conformità alle leggi vigenti in materia di protezione dei dati.

Come segnalare un problema di conformità?

Puoi segnalare i tuoi problemi tramite un modulo web sul canale SpeakUp, oppure chiamando un numero verde per lasciare un messaggio.

Non dovrai fornire informazioni di contatto personali, poiché riceverai un numero di pratica individuale e un codice di accesso che ti consentirà di controllare (mediante il modulo web) ogni comunicazione inviata da Brenntag tramite questo collegamento web. Se utilizzi il numero verde, ricorda che il tuo messaggio sarà registrato e trascritto dal fornitore terzo.

Brenntag non riceverà questo messaggio, ma la sua trascrizione scritta. Riceverai anche un numero di pratica individuale e un codice di accesso per controllare (tramite il modulo web) ogni comunicazione inviata da Brenntag tramite questo collegamento web.

Fai sentire la tua voce ora

Inizia una segnalazione

Affinché il messaggio sia elaborato ed esaminato, è importante che la segnalazione sia il più specifica possibile (chi, cosa, quando, come) e che comprenda informazioni di supporto, ad esempio copie di documenti o nomi di persone che hanno assistito allo stesso incidente.

Ti preghiamo di notare che affermazioni generiche o vaghe non possono essere oggetto di indagine. Una volta inoltrata la segnalazione, riceverai un numero di pratica individuale. Conserva questo numero in un luogo sicuro. Questo numero ti permetterà di verificare eventuali comunicazioni inviate da Brenntag tramite questo link Web. Prendiamo seriamente tutte le preoccupazioni segnalate attraverso questo canale e intraprenderemo le azioni appropriate in ciascun caso.

Ti terremo informato sui nostri progressi. Certificato secondo i più elevati standard di protezione e sicurezza dei dati, SpeakUp® viene completamente certificato ISAE3000 Type II ogni trimestre.