Compliance und Datenschutz bei Brenntag

Zusammenarbeit mit Menschen, die einen Unterschied machen

Wir haben schon immer großen Wert auf eine verantwortungsvolle, ethische und nachhaltige Unternehmensführung gelegt. Oberste Priorität hat für uns die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie freiwilliger interner Richtlinien, die unser Geschäftsverhalten und die zugrunde liegenden Werte weiter fördern.

Zu diesem Zweck haben wir eine Compliance-Organisation innerhalb des Unternehmens eingerichtet und gleichzeitig interne Kontroll- und Risikomanagementsysteme eingeführt. Jeder Mitarbeiter ist persönlich dafür verantwortlich, alle geltenden Gesetze, Richtlinien, Grundsätze und Vorschriften einzuhalten.

Antike Säulen
„Um unsere Position als angesehener Weltmarktführer in der Wirtschaft und der Öffentlichkeit zu erhalten, verpflichtet sich Brenntag strikt zur Einhaltung höchster rechtlicher und ethischer Standards sowie zu sozial verantwortlichem Verhalten. Wir vertrauen darauf, dass unsere Mitarbeiter Verantwortung für ihr Handeln übernehmen und sich ausnahmslos an diese Grundsätze sowie an die Unternehmenswerte von Brenntag halten.“

Unser Verhaltens- und Ethikkodex

Unser Verhaltens- und Ethikkodex ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Compliance-Systems und umfasst die grundlegenden Anforderungen für die gesamte Geschäftstätigkeit von Brenntag in Bereichen wie:

  • Anti-Korruption
  • Anti-Geldwäsche
  • Bücher, Aufzeichnungen und Finanzberichte
  • Wettbewerbs- und Kartellrecht
  • Interessenkonflikte
  • Vertraulichkeit
  • Datenschutz und Datensicherheit
  • Einhaltung von Außenhandelsbestimmungen
  • Betrugsprävention
  • Insiderhandel
  • Handhabung und Sicherung von Brenntag-Eigentum
  • Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz
  • Menschenrechte und Arbeitspraktiken

Menschen in einem Meeting
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Weitere Informationen

An der Spitze unserer Compliance-Organisation steht der Vorstand. Der Senior Vice President (SVP) Compliance und Datenschutz von Brenntag berichtet regelmäßig an den CEO, den Vorstand und den Aufsichtsrat über Compliance-Themen.

Im Rahmen der regelmäßigen Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats werden auch mögliche Whistleblowing-Fälle sowie die Weiterentwicklung des konzernweiten Compliance-Management-Systems geprüft. Innerhalb der globalen Regionen sorgen die regionalen Compliance-Manager für eine enge Verbindung mit unseren Geschäftsaktivitäten, indem sie das Compliance-Management-System auf regionaler Ebene koordinieren.

Diese Manager prüfen und melden alle Compliance-Probleme und alle Compliance-bezogenen Fragen, die sie erhalten haben. Sie nehmen an einem regelmäßigen Informations- und Erfahrungsaustausch mit der SVP Compliance und Datenschutz Brenntag Group teil. Die lokalen Compliance-Ansprechpartner unterstützen den regionalen Compliance Manager bei seiner Arbeit. Dadurch wird sichergestellt, dass unser Compliance-Management eng mit unseren Geschäftsaktivitäten auf regionaler und lokaler Ebene verknüpft ist.

Die Verhinderung von Korruption ist ein wesentliches Element unseres Compliance-Management-Systems. Die konzernweiten Anforderungen in Bezug auf die Korruptionsbekämpfung sind in internen Grundsätzen und Richtlinien festgelegt. Diese Bestimmungen gelten für alle Mitarbeiter gleichermaßen und deren Einhaltung wird überprüft.

Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber dem Fehlverhalten unserer Mitarbeiter. Jegliches Fehlverhalten kann zu entsprechenden disziplinarischen Maßnahmen führen oder arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Zusätzlich zum Verhaltenskodex legen wir in einer konzernweiten Anti-Korruptionsrichtlinie fest, welches Verhalten von allen Mitarbeitern erwartet wird, um sich und Brenntag vor korruptem Verhalten zu schützen.

Die interne Kontrollrichtlinie enthält weitere Anforderungen und Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung, wie zum Beispiel:

  • Gewährleistung der Funktionstrennung
  • Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips
  • Einhaltung der Anforderung, Vergleichsangebote von Lieferanten und Dienstleistern einzuholen

Interne Audits werden regelmäßig in unseren Unternehmen durchgeführt, um die Einhaltung dieser Richtlinien zu gewährleisten. Weitere Bestandteile des Compliance-Management-Systems zur Korruptionsprävention bei Brenntag sind zielgruppenorientierte Schulungen für Mitarbeiter und ein Whistleblowing-System, über das anonyme Hinweise gemeldet werden können.

Als globaler Marktführer in der Chemiedistribution ist Brenntag verpflichtet, alle in anderen Ländern geltenden Außenhandels- und Zollgesetze einzuhalten, wie z. B. Beschränkungen für Exporte oder Importe von bestimmten Waren, Dienstleistungen und Technologien in oder aus Ländern, die Sanktionen oder Embargos unterliegen.

Das Gleiche gilt für Lieferungen an oder von Unternehmen oder Personen, die sich auf Sanktionslisten befinden. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter von Brenntag alle geltenden Handelsbeschränkungen beachten, die sich aus internationalen Embargos ergeben, die typischerweise den Zahlungs- und Kapitalverkehr mit bestimmten Ländern einschränken oder verbieten.

Dieser Verpflichtung kommen wir unter anderem durch die Unterstützung von IT-gestützten Untersuchungen nach. Mit Hilfe dieser Softwareanwendung überprüfen wir regelmäßig Kunden und Lieferanten anhand der Sanktionslisten der Vereinten Nationen, der Europäischen Union, der USA und verschiedener anderer Länder, in denen Brenntag tätig ist. Besteht ein Verdacht, wird eine sorgfältige Prüfung auf der Grundlage aller verfügbaren Informationen durchgeführt. Sollte sich ein Verdacht erhärten, findet keine Auslieferung statt und es werden, falls erforderlich, in Abstimmung mit den Behörden weitere Maßnahmen eingeleitet.

Um den steigenden Anforderungen des globalen Datenschutzes gerecht zu werden, hat der Vorstand im Jahr 2018 einen Konzerndatenschutzbeauftragten (GDPO) ernannt. Als Leiter der Abteilung für globalen Datenschutz berichtet der GDPO unabhängig und direkt an den Vorstand.

Die globale Datenschutzabteilung ist für die Entwicklung, Implementierung und Verwaltung des Datenschutzmanagementsystems für die Gruppe verantwortlich. Datenschutzkoordinatoren in den verschiedenen Regionen unterstützen die Abteilung Globaler Datenschutz und berichten an die zentrale Stelle.

Unser SpeakUp® Kanal

Die Grundlage für den Erfolg unseres Unternehmens sind Integrität und gelebte Compliance jedes einzelnen Mitarbeiters und Geschäftspartners. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, sondern auch um die Grundsätze von Brenntag, wie sie in unserem Verhaltenskodex dargelegt sind. Es ist unsere oberste Priorität, sicherzustellen, dass jeder, der in unserem Unternehmen arbeitet oder mit ihm zu tun hat, sich wohl fühlt, wenn er Fragen und Bedenken zu ethischen Fragen oder Verstößen äußern kann, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Um unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern die Möglichkeit zu geben, Bedenken zu äußern, haben wir einen SpeakUp® Kanal eingerichtet, der die anonyme Meldung von Bedenken bezüglich ethischer Fragen oder der Nichteinhaltung von Gesetzen durch einen Brenntag-Mitarbeiter gewährleistet.

Die Verwaltung des Kanals erfolgt durch einen Drittanbieter, der sicherstellt, dass alle Informationen, die bei den für die Prüfung der Bedenken zuständigen Brenntag-Mitarbeitern eingehen, anonym sind. Wir verpflichten uns, Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern, und alle Personen, die zur Überprüfung oder Untersuchung eines möglichen Fehlverhaltens beitragen, zu schützen. Diskriminierung, nachteilige Beschäftigungsmaßnahmen oder Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen diese Personen werden nicht toleriert.

Außerdem verpflichten wir uns, die Unschuldsvermutung für die Betroffenen zu wahren, solange der Verstoß nicht bewiesen ist. Alle Verhaltensprüfungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet.

Wie melde ich einen Compliance-Vorfall?

Reichen Sie Ihr Anliegen über ein Webformular ein oder rufen Sie die gebührenfreie Nummer an, um eine Nachricht zu hinterlassen.

Sie müssen keine persönlichen Kontaktinformationen angeben, da Sie eine individuelle Fallnummer und einen Passcode erhalten, mit denen Sie (über das Webformular) alle Mitteilungen überprüfen können, die Brenntag Ihnen über diesen Weblink sendet. Beachten Sie bitte, dass bei Verwendung der gebührenfreien Nummer Ihre Nachricht von einem Drittanbieter aufgezeichnet und transkribiert wird.

Brenntag erhält diese Nachricht nicht, sondern stattdessen das schriftliche Transkript. Sie erhalten außerdem eine individuelle Fallnummer und einen Passcode, mit dem Sie (über das Webformular) alle Mitteilungen, die Brenntag über diesen Link an Sie sendet, abrufen können.

Einen Bericht starten

Damit Ihre Meldung bearbeitet und geprüft werden kann, ist es wichtig, dass diese so präzise wie möglich ist, (wer, was, wann, wie) und weitere unterstützende Informationen enthält, z. B. Kopien von Dokumenten oder Namen von Personen, die denselben Vorfall beobachtet haben.

Bitte beachten Sie, dass allgemeine Behauptungen oder vage Aussagen nicht untersucht werden können. Sobald Sie Ihren Bericht eingereicht haben, erhalten Sie eine individuelle Fallnummer. Bewahren Sie diese Nummer sicher auf. Sie benötigen diese Nummer, um alle Mitteilungen, die Brenntag über diesen Link an Sie sendet, zu überprüfen. Wir nehmen alle Bedenken, die über diesen Kanal geäußert werden, ernst und werden in jedem Fall die entsprechenden Maßnahmen ergreifen.

Wir werden Sie über unsere Fortschritte auf dem Laufenden halten. SpeakUp® ist nach den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards zertifiziert und wird vierteljährlich vollständig nach ISAE3000 Typ II geprüft.