Compliance en privacy bij Brenntag

Het managementbestuur staat aan het hoofd van onze nalevingsorganisatie. De Senior Vice President (SVP) Compliance & Privacy van de Brenntag Group rapporteert regelmatig aan de CEO, Managementbestuur, en de Raad van toezicht over nalevingsonderwerpen.

In de regelmatige vergaderingen van het Auditcomité van de Raad van toezicht wordt ook verslag uitgebracht over mogelijke gevallen van klokkenluiden, evenals over de voortdurende ontwikkeling van het groepsbrede systeem voor nalevingsbeheer. Binnen de wereldwijde regio’s zorgen regionale nalevingsmanagers voor nauw contact met onze bedrijfsactiviteiten door coördinatie van het nalevingsbeheersysteem op regionaal niveau.

Deze managers beoordelen en rapporteren alle nalevingskwesties en vragen inzake naleving die ze hebben ontvangen. Ze werken samen in een regelmatige uitwisseling van informatie en ervaringen, samen met de SVP Compliance & Privacy Brenntag Group. De lokale nalevingscontactpersonen ondersteunen de regionale Compliancemanager in zijn/haar werk. Dit zorgt ervoor dat ons nalevingsbeheer nauw verbonden is met onze bedrijfsactiviteiten op regionaal en lokaal niveau.

Het voorkomen van corruptie is een cruciaal onderdeel van het nalevingsbeheersysteem van Brenntag. Groepsbrede anticorruptievoorschriften zijn vastgelegd in interne beleids- en richtlijnen. Deze gelden voor alle werknemers in gelijke mate en de naleving ervan wordt gemonitord.

We hebben een zerotolerancebeleid voor wangedrag van werknemers. Eventueel wangedrag kan leiden tot overeenkomstige disciplinaire maatregelen of arbeidsrechtelijke consequenties hebben. In aanvulling op de zakelijke en ethische gedragscode verstrekken we een groepsbrede anticorruptierichtlijn, die specificeert welk soort gedrag verwacht wordt van alle werknemers teneinde zichzelf en Brenntag te behoeden voor corrupt gedrag.

De interne controlerichtlijn bevat verdere eisen en maatregelen om corruptie te bestrijden, zoals:

• zorgen voor de scheiding van functies
• voldoen aan het dubbelcheckprincipe
• aan de vereiste voldoen om vergelijkbare biedingen te krijgen van leveranciers en dienstverleners

Als wereldwijde marktleider in chemische distributie moet Brenntag voldoen aan alle buitenlandse handels- en douanewetten die van toepassing zijn in andere landen, zoals beperkingen op de export of import van bepaalde goederen, diensten en technologieën van of naar landen waarvoor sancties of embargo's gelden.

Hetzelfde geldt voor leveringen aan of van bedrijven of personen die op sanctielijsten staan. Bovendien moeten werknemers van Brenntag voldoen aan alle toepasselijke handelsbeperkingen die voortvloeien uit internationale embargo's, welke doorgaans betalings- en kapitaaltransacties met bepaalde landen beperken of verbieden.

We voldoen deels aan deze verplichting via de ondersteuning van IT-gebaseerde screening. Met behulp van deze softwaretoepassing controleren we onze klanten en leveranciers regelmatig aan de hand van de sanctielijsten van de Verenigde Naties, de Europese Unie, de VS en verschillende andere landen waarin Brenntag actief is. Als er vermoedens worden geuit, wordt er een zorgvuldige controle uitgevoerd op basis van alle beschikbare informatie. Indien een vermoeden gegrond blijkt te zijn, vindt er geen levering plaats en worden zo nodig in overleg met de autoriteiten verdere maatregelen getroffen.

Om te voldoen aan de wereldwijd toenemende voorschriften op het gebied van gegevensbescherming, heeft het Managementbestuur in 2018 een Group Data Protection Officer (functionaris voor gegevensbescherming voor de Group, ofwel GDPO) aangesteld. Als hoofd van de afdeling Global Data Protection rapporteert de GDPO onafhankelijk en rechtstreeks aan de Raad van Bestuur.

De afdeling Global Data Protection is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en beheren van het beheersysteem voor gegevensbescherming voor de Group. Coördinatoren voor gegevensbescherming in de verschillende regio's ondersteunen de afdeling Global Data Protection en rapporteren aan de centrale eenheid.