Conformité chez Brenntag

L'organisation de la conformité de Brenntag est dirigée par le Comité de direction et, au sein de cet organe, par son président. Le responsable de la gouvernance, du risque et de la conformité (GRC) du département d'audit interne de Brenntag AG fait régulièrement rapport au Conseil de direction sur les questions de conformité. Les réunions régulières du comité d'audit du conseil de surveillance comprennent également des rapports sur la conformité et la dénonciation, ainsi que sur le développement continu du système de gestion de la conformité à l'échelle du groupe. Le responsable GRC est soutenu par le comité de conformité en tant qu'organe consultatif interne.

Au niveau régional, la direction générale régionale est responsable de la question de la conformité. Des responsables régionaux de la conformité y ont été nommés. Ils reçoivent, évaluent et signalent tous les problèmes et/ou questions de conformité qui leur sont soumis, coordonnent le système de gestion de la conformité au niveau régional et transmettent régulièrement des informations et des expériences en dialoguant avec le responsable GRC de Brenntag AG. Cela garantit que notre gestion de la conformité est étroitement liée à nos activités commerciales au niveau régional.

La prévention de la corruption est un élément essentiel du système de gestion de la conformité de Brenntag. Les exigences du groupe en matière de lutte contre la corruption sont spécifiées dans des codes et des directives. Elles s'appliquent à tous les employés de la même manière et leur respect est contrôlé. Si nos employés ne respectent pas ces exigences, cela pourrait entraîner des risques financiers et de réputation pour Brenntag. La mauvaise conduite des employés n'est pas tolérée par Brenntag (politique de tolérance zéro) et peut entraîner des mesures disciplinaires correspondantes ou avoir des conséquences en vertu du droit du travail.

Outre le code de conduite et d'éthique professionnelle, il existe une directive mondiale de lutte contre la corruption pour le groupe Brenntag qui précise le type de comportement attendu de tous les employés en matière de lutte contre la corruption et qui fournit des conseils sur la manière dont les employés doivent se comporter dans les situations critiques afin que leur conduite soit conforme et que les risques soient évités.

La directive sur le contrôle interne contient d'autres exigences et mesures visant à lutter contre la corruption, telles que la séparation des fonctions, le respect du principe de double contrôle et l'obligation d'obtenir des offres comparatives de la part des fournisseurs et des prestataires de services.

Des audits internes sont régulièrement menés dans les sociétés de notre groupe afin de garantir le respect de ces directives. D'autres éléments du système de gestion de la conformité relatifs à la prévention de la corruption chez Brenntag sont des cours de formation pour les employés orientés vers des groupes cibles, qui sont essentiellement déployés via nos systèmes d'apprentissage en ligne, et un système de dénonciation, qui peut être utilisé pour fournir des informations anonymes.

Le respect des droits de l'homme est l'un des principes fondamentaux de Brenntag et est considéré comme un élément essentiel de son système général de gestion de la conformité. En s'engageant volontairement à respecter les principes du Pacte mondial des Nations unies, Brenntag cherche à renforcer sa position dans ce domaine. Le code d'éthique et de conduite des affaires de Brenntag stipule que notre entreprise et nos employés doivent éviter toute violation des droits de l'homme sous quelque forme que ce soit. Nous nous opposons à toute forme de travail forcé ou de travail des enfants, nous prônons l'égalité des chances et des conditions de travail équitables et nous rejetons toute forme de discrimination.Les violations des droits de l'homme peuvent être signalées en interne via notre organisation de conformité et de manière anonyme via notre système d'alerte. Les violations des droits de l'homme peuvent être signalées en interne par notre organisation de conformité et anonymement par notre système d'alerte. Si les violations suspectées des droits de l'homme sont confirmées, elles font l'objet de poursuites rigoureuses et de sanctions. EcoVadis évalue les performances des entreprises en matière de durabilité dans quatre catégories : environnement, pratiques de travail, pratiques commerciales équitables et approvisionnement durable. L'examen des aspects relatifs aux droits de l'homme est un élément essentiel de cette évaluation externe de Brenntag, qui estime que le risque le plus important de violations potentielles des droits de l'homme se situe dans sa chaîne d'approvisionnement. Dans le cadre de notre adhésion à l'initiative "Together for Sustainability" de l'industrie, nous demandons à nos fournisseurs de se soumettre à des évaluations de durabilité Eco-Vadis qui comprennent également un examen du respect des droits de l'homme. Le code de conduite des fournisseurs de Brenntag demande explicitement à nos fournisseurs de soutenir le respect des droits de l'homme internationaux et d'éviter les violations des droits de l'homme. En outre, il existe des évaluations et des audits supplémentaires des fournisseurs basés sur des questionnaires standardisés qui traitent également du respect des droits de l'homme.

Parallèlement à la croissance organique, les acquisitions constituent le deuxième pilier de la stratégie de croissance à long terme de Brenntag. Chaque acquisition fait l'objet d'un processus de diligence raisonnable approfondi et complet. Nous organisons un grand nombre de réunions en face à face et effectuons de nombreuses visites sur place afin de comprendre, d'analyser et d'évaluer l'histoire, la situation actuelle et le potentiel de l'entreprise cible. Un autre élément est une analyse approfondie qui couvre, outre les questions commerciales telles que la structure et le financement de l'entreprise, les dispositions en matière de fiscalité et d'assurance, les affaires juridiques et son système informatique, également les domaines de la SSE, de la gouvernance d'entreprise/conformité et des ressources humaines.

En plus des processus établis dans le domaine de la protection de l'environnement, la société cible est également tenue de divulguer régulièrement toute contamination qui aurait pu se produire sur ses sites et toute mesure d'assainissement mise en œuvre pour y remédier. Dans le domaine de la sécurité au travail, des sujets tels que les mesures de sécurité sur le site et l'équipement de sécurité personnel des employés, entre autres, doivent être décrits. L'entreprise est également tenue de divulguer sa structure de gouvernance d'entreprise et ses exigences en matière de conformité. Dans le domaine des ressources humaines, des sujets tels que les accords sur les avantages sociaux, les régimes de retraite et les régimes de pension d'entreprise ainsi que les conventions collectives doivent être couverts.

Si le processus de due diligence révèle des lacunes ou si des questions clés restent non résolues, Brenntag demandera généralement à la cible de permettre un examen plus approfondi. Nous déciderons alors au cas par cas de la marche à suivre en cas de clarification insuffisante, voire de l'arrêt pur et simple des négociations.

Les acquisitions sont intégrées au groupe Brenntag par le biais d'un processus structuré qui peut se dérouler sur plusieurs années, en fonction de la stratégie de Brenntag pour l'entreprise, de sa taille et de la complexité de ses activités. Si des divergences sont identifiées par rapport aux normes de Brenntag - par exemple en matière de sécurité, de protection de l'environnement, de ressources humaines et de conformité - un objectif clé de l'intégration est leur élimination rapide.

En tant que leader mondial du marché de la distribution de produits chimiques, Brenntag doit se conformer à toutes les lois sur le commerce extérieur et les douanes applicables dans les pays, telles que les restrictions sur les exportations ou les importations de biens, services et technologies particuliers à destination ou en provenance de pays soumis à des sanctions ou à des embargos. Il en va de même pour les livraisons à destination ou en provenance d'entreprises ou de personnes figurant sur des listes de sanctions. En outre, les employés de Brenntag doivent se conformer à toutes les restrictions commerciales applicables résultant d'embargos internationaux, qui restreignent ou interdisent généralement les transactions de paiement et de capitaux avec certains pays. Brenntag s'acquitte de cette obligation en partie en utilisant une solution de filtrage automatisée, basée sur l'informatique. À l'aide d'un logiciel spécial, nous vérifions régulièrement si nos clients et fournisseurs figurent sur les listes de sanctions émises par les Nations Unies, l'Union européenne, les États-Unis et divers autres pays dans lesquels Brenntag opère. En cas de soupçons, un contrôle minutieux est effectué sur la base de toutes les informations disponibles. Si le soupçon est fondé, aucune livraison n'est effectuée et, si nécessaire, d'autres mesures sont prises en coordination avec les autorités.

Pour répondre aux exigences croissantes à l'échelle mondiale en matière de protection des données, le Conseil de direction a nommé en 2018 une déléguée à la protection des données du groupe. En tant que responsable du département Global Data Protection, elle rend compte de manière indépendante et directement au Conseil de direction. Le département Global Data Protection est chargé de développer, de mettre en œuvre et de gérer le système de gestion de la protection des données pour le Groupe. Les coordinateurs de la protection des données dans les différentes régions soutiennent le département de la protection globale des données et rendent compte à l'unité centrale. Un comité de protection des données a été créé au cours de l'année de référence. Il est composé de membres du conseil d'administration de Brenntag AG et de Brenntag Holding GmbH, ainsi que de représentants des départements Protection des données, Juridique, Ressources humaines, Informatique, Audit interne et Conformité. Les participants tiennent des réunions régulières pour discuter des recommandations en vertu de la loi sur la protection des données et des développements au sein de l'entreprise.