Compliance en privacy bij Brenntag

Samenwerken met mensen die het verschil maken

We hebben altijd veel belang gehecht aan verantwoord, ethisch en duurzaam ondernemingsbestuur. Onze hoogste prioriteit is het naleven van de wettelijke voorschriften en het vrijwillige interne gedragsbeleid ter bevordering van ons zakelijk gedrag en onze onderliggende waarden.

Om dit mogelijk te maken hebben we binnen het bedrijf een nalevingsorganisatie opgezet en verschillende interne controle- en risicobeheersystemen geïmplementeerd. Elke werknemer is persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van alle toepasselijke wetten, richtlijnen, beleidslijnen en voorschriften.

Onze zakelijke en ethische gedragscode

Als centraal onderdeel van ons nalevingssysteem omvat onze zakelijke en ethische gedragscode de fundamentele eisen voor de algemene bedrijfsactiviteiten van Brenntag op gebieden zoals:

anticorruptie
bestrijding van witwassen
boekhouding, administratie en financiële rapportage
concurrentie- en antitrustwetgeving
belangenconflicten
vertrouwelijkheid
gegevensbescherming en informatiebeveiliging
naleving internationale handelsregels
fraudepreventie
handel met voorkennis
omgaan met en veilig houden van eigendommen van Brenntag
gezondheid, veiligheid en milieubescherming
mensenrechten en arbeidspraktijken

Onze Gedragscode voor leveranciers

Wij doen onze uiterste best om altijd zaken te doen in overeenstemming met de wet en bedrijfsethiek, met daarnaast onze sociale en milieuverantwoordelijkheid in het achterhoofd.

Als onderdeel van deze belofte, zoals uiteengezet in de Gedragscode voor leveranciers van Brenntag, verwachten we dat onze leveranciers ook voldoen aan

alle toepasselijke wet- en regelgeving,
beginselen met betrekking tot goede bedrijfspraktijken op het gebied van bestuur,
mensenrechten en passende arbeidsomstandigheden, en
verantwoordelijkheid voor het milieu.

Downloads

Zakelijke en ethische gedragscode

PDF 685.05 KB

Gedragscode voor leveranciers

PDF 890.01 KB

: Het managementbestuur staat aan het hoofd van onze nalevingsorganisatie. De Senior Vice President (SVP) Compliance & Privacy van de Brenntag Group rapporteert regelmatig aan de CEO, Managementbestuur, en de Raad van toezicht over nalevingsonderwerpen.
In de regelmatige vergaderingen van het Auditcomité van de Raad van toezicht wordt ook verslag uitgebracht over mogelijke gevallen van klokkenluiden, evenals over de voortdurende ontwikkeling van het groepsbrede systeem voor nalevingsbeheer. Binnen de wereldwijde regio’s zorgen regionale nalevingsmanagers voor nauw contact met onze bedrijfsactiviteiten door coördinatie van het nalevingsbeheersysteem op regionaal niveau.
Deze managers beoordelen en rapporteren alle nalevingskwesties en vragen inzake naleving die ze hebben ontvangen. Ze werken samen in een regelmatige uitwisseling van informatie en ervaringen, samen met de SVP Compliance & Privacy Brenntag Group. De lokale nalevingscontactpersonen ondersteunen de regionale Compliancemanager in zijn/haar werk. Dit zorgt ervoor dat ons nalevingsbeheer nauw verbonden is met onze bedrijfsactiviteiten op regionaal en lokaal niveau.

Het voorkomen van corruptie is een cruciaal onderdeel van het nalevingsbeheersysteem van Brenntag. Groepsbrede anticorruptievoorschriften zijn vastgelegd in interne beleids- en richtlijnen. Deze gelden voor alle werknemers in gelijke mate en de naleving ervan wordt gemonitord.

We hebben een zerotolerancebeleid voor wangedrag van werknemers. Eventueel wangedrag kan leiden tot overeenkomstige disciplinaire maatregelen of arbeidsrechtelijke consequenties hebben. In aanvulling op de zakelijke en ethische gedragscode verstrekken we een groepsbrede anticorruptierichtlijn, die specificeert welk soort gedrag verwacht wordt van alle werknemers teneinde zichzelf en Brenntag te behoeden voor corrupt gedrag.

De interne controlerichtlijn bevat verdere eisen en maatregelen om corruptie te bestrijden, zoals:

zorgen voor de scheiding van functies
voldoen aan het dubbelcheckprincipe
aan de vereiste voldoen om vergelijkbare biedingen te krijgen van leveranciers en dienstverleners

Er worden regelmatig interne audits uitgevoerd bij onze entiteiten om het volgen van deze richtlijnen te garanderen. Verdere onderdelen van het nalevingsbeheersysteem met betrekking tot het voorkomen van corruptie bij Brenntag zijn doelgroepgerichte cursussen voor werknemers en een klokkenluiderssysteem, dat kan worden gebruikt om anoniem informatie te verstrekken.

: Als wereldwijde marktleider in chemische distributie moet Brenntag voldoen aan alle buitenlandse handels- en douanewetten die van toepassing zijn in andere landen, zoals beperkingen op de export of import van bepaalde goederen, diensten en technologieën van of naar landen waarvoor sancties of embargo's gelden.
Hetzelfde geldt voor leveringen aan of van bedrijven of personen die op sanctielijsten staan. Bovendien moeten werknemers van Brenntag voldoen aan alle toepasselijke handelsbeperkingen die voortvloeien uit internationale embargo's, welke doorgaans betalings- en kapitaaltransacties met bepaalde landen beperken of verbieden.
We voldoen deels aan deze verplichting via de ondersteuning van IT-gebaseerde screening. Met behulp van deze softwaretoepassing controleren we onze klanten en leveranciers regelmatig aan de hand van de sanctielijsten van de Verenigde Naties, de Europese Unie, de VS en verschillende andere landen waarin Brenntag actief is. Als er vermoedens worden geuit, wordt er een zorgvuldige controle uitgevoerd op basis van alle beschikbare informatie. Indien een vermoeden gegrond blijkt te zijn, vindt er geen levering plaats en worden zo nodig in overleg met de autoriteiten verdere maatregelen getroffen.

: Om te voldoen aan de wereldwijd toenemende voorschriften op het gebied van gegevensbescherming, heeft het Managementbestuur in 2018 een Group Data Protection Officer (functionaris voor gegevensbescherming voor de Group, ofwel GDPO) aangesteld. Als hoofd van de afdeling Global Data Protection rapporteert de GDPO onafhankelijk en rechtstreeks aan de Raad van Bestuur.
De afdeling Global Data Protection is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en beheren van het beheersysteem voor gegevensbescherming voor de Group. Coördinatoren voor gegevensbescherming in de verschillende regio's ondersteunen de afdeling Global Data Protection en rapporteren aan de centrale eenheid.

Ons SpeakUp®-kanaal

Het succes van ons bedrijf berust op integriteit en naleving door elk van onze werknemers en zakenpartners van zowel de wettelijke vereisten als de principes van Brenntag zoals weergegeven in onze gedragscode. Het is voor ons een topprioriteit om ervoor te zorgen dat iedereen die in of met ons bedrijf werkt, zich vrij voelt om van zich te laten horen, vragen te stellen of zorgen over ethische kwesties of gevallen van niet-naleving naar voren te brengen, zonder angst voor represailles.

Om onze werknemers en zakenpartners in staat te stellen zorgen naar voren te brengen, hebben we een SpeakUp®-kanaal opgezet waar anonieme meldingen kunnen worden gedaan over zorgen rond ethische kwesties of het niet naleven van de wet door een werknemer van Brenntag.

Het kanaal wordt beheerd door een externe leverancier, die ervoor zorgt dat alle informatie die wordt ontvangen door Brenntag-medewerkers die verantwoordelijkheid dragen voor de beoordeling van de zorgen, anoniem is. We zijn vastbesloten om personen die in goed vertrouwen zorgen melden en alle personen die een bijdrage leveren aan de beoordeling of het onderzoek van potentieel wangedrag, te beschermen. Discriminatie, nadelige arbeidsmaatregelen of vergelding van enige soort tegen dergelijke personen wordt/worden niet getolereerd.

Ook gaan we ervan uit dat personen op wie gemelde zorgen betrekking hebben onschuldig zijn tot de schending of overtreding is bewezen. Alle gedragsbeoordelingen worden op uiterst vertrouwelijke wijze uitgevoerd. De informatie wordt verwerkt in overeenstemming met toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Hoe een bezorgdheid over naleving (Compliance) melden?

Dien uw bezorgdheid in via een webformulier van het Speak-up-kanaal of bel een gratis telefoonnummer om een boodschap achter te laten.

U hoeft geen persoonlijke contactgegevens op te geven, omdat u een individueel casenummer en wachtwoord ontvangt waarmee u (via het webformulier) berichten kunt controleren en beantwoorden die door Brenntag via deze weblink naar u worden gezonden. We maken u erop attent dat bij gebruik van het gratis telefoonnummer uw bericht wordt opgenomen en getranscribeerd door de externe leverancier.

Brenntag ontvangt niet het bericht zelf, maar het uitgeschreven transcript ervan. U ontvangt ook een individueel casenummer en wachtwoord waarmee u (via het webformulier) berichten kunt controleren en beantwoorden die door Brenntag via deze weblink naar u worden gezonden.

Laat nu van u horen

Doe een melding

Om ervoor te zorgen dat uw bericht wordt verwerkt en beoordeeld, is het belangrijk dat de melding zo specifiek mogelijk is (wie, wat, wanneer, hoe) en dat u ondersteunende informatie toevoegt. zoals kopieën van documenten of namen van personen die getuige zijn geweest van hetzelfde incident.

We maken u erop attent dat algemene veronderstellingen of vage uitspraken niet kunnen worden onderzocht. Nadat u uw melding heeft ingediend, ontvangt u een individueel casenummer. Bewaar dit nummer goed. U zult dit nummer nodig hebben om via deze weblink te controleren of u berichten heeft ontvangen van Brenntag. We nemen alle bezorgdheden die via dit kanaal naar voren worden gebracht serieus en zullen voor ieder geval de gepaste actie ondernemen.

We houden u op de hoogte van onze voortgang. SpeakUp® is gecertificeerd volgens de hoogste normen voor gegevensbescherming en -beveiliging en wordt ieder kwartaal volledig ISAE3000 Type II gecertificeerd.