Tietosuojakäytäntö

Brenntag on laatinut käytännön henkilötietojen suojaamiseksi. Käytäntöä sovelletaan riippumatta tietojen käsittelypaikasta ja sen tarkoituksena on varmistaa tietosuoja-asetuksen (GDPR) sääntöjen ja periaatteiden mukaisuus.

Tämä käytäntö koskee henkilötietojen käsittelyä kaikissa Brenntag-yksiköissä maailmanlaajuisesti.

Tarkoitus

Tietosuojakäytännön tarkoituksena on kertoa sinulle, miten Brenntag Nordic kerää ja käsittelee henkilökohtaisia tietojasi, kun vierailet sivustoillamme. Tämä sisältää tietoja, jotka saatat luovuttaa tuotteen ostotapahtuman tai palvelupyynnön yhteydessä.

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Brenntag Nordic OY
Äyritie 16
01510 Vantaa
Finland

Puh: +(09) 5495 640

Lokitiedot

Brenntag Nordic tallentaa tietoja siitä, millä yrityksen sivustoon kuuluvilla sivuilla vieraillaan, miten paljon aikaa kullakin sivulla kuluu ja mitä hakuja sivuilla tehdään.
Internet-asetuksistasi riippuen Brenntag Nordic kerää ja tallentaa automaattisesti tällaista tietoa.
Lisäksi käsittelyssä saatetaan käsitellä seuraavia tietoja:

Sivustovierailun päivämäärä ja kellonaika
Maantieteellinen sijainti
Käyttöjärjestelmän tyyppi ja versio
Selaimen tyyppi ja versio
Tiedonsiirtomäärä
Näytön resoluutio
Sivulla olevien linkkien käyttö

Lisäksi Brenntag Nordic rekisteröi käyttäjän IP-osoitteen. IP-osoitteen tiedot voivat sisältää dataa, jota voidaan pitää henkilökohtaisena.
Tietojen käytöllä pyritään varmistamaan, että laitonta toimintaa ei tapahdu ja että sivuston ehdot hyväksytään ja niitä noudatetaan. Lisäksi Brenntag Nordic hyödyntää erilaisia järjestelmiä, jotka auttavat havaitsemaan epätavallista/epäilyttävää toimintaa ja ehkäisemään väärinkäytöksiä, kuten roskapostituksia. Näiden toimien vuoksi yksittäisiin käyttäjiin saattaa joskus kohdistua tilapäinen tai pysyvä palvelusta sulkeminen tai tiettyjen toimintojen käytön evääminen.

Brenntag käyttää edellä mainittuja tietoja myös tilastointitarkoituksiin. Pidämme tilastoja siitä, mitä sivuja käyttäjämme napsauttavat sekä mistä tuotteista ja palveluista he ovat kiinnostuneita.

Lisäksi keräämme ja käsittelemme tietoja, joilla taataan Brenntag Nordic -sivuston turvallisuus, mikä kuuluu tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeutettuihin etuihin.
Tiedot anonymisoidaan ja poistetaan 14 päivän kuluttua.

Selainevästeet

Käytämme evästeitä sivustollamme. Seuraamme näin käyttäjien sivuston käyttöä.

Eväste (myös verkkoeväste, internet-eväste tai selaineväste) on tiedosto, joka lähetetään verkkosivulta käyttäjän laitteelle, jolla käyttäjä vierailee sivustossa. Eväste tallennetaan selaimesta käyttäjän tietokoneelle, jossa se kerää tietoja käyttäjän selainasetuksista, kuten kieli, sijainti ja mahdolliset aiemmat vierailut sivustolle.

Selainasetuksista riippuen Brenntag Nordic käyttää ensimmäisellä vierailukerralla evästeitä, jäljitteitä ja muita vastaavia tekniikoita. Teemme tämän kerätäksemme ja käsitelläksemme tietoa, joka auttaa varmistamaan, että sivusto toimii optimaalisesti.

Jos et halua tallentaa evästeitä tai vastaavia laitteellesi, voit poistaa evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden käytöstä poistaminen voi kuitenkin aiheuttaa sen, että jotkin ominaisuudet Brenntagin verkkosivuilla eivät enää toimi tai ole käytettävissäsi.

Useimmat Brenntagin käyttämät evästeet ovat istuntokohtaisia. Tämä tarkoittaa sitä, että eväste tallennetaan laitteellesi vain vierailun ja sivuston aktiivisen käytön ajaksi. Joissakin tapauksissa käytämme myös evästeitä, jotka tallennetaan kiintolevylle. Nämä evästeet tallentavat tietoja nykyisestä vierailusta ja jäävät taustalle, kunnes käyttäjä vierailee sivustollamme uudelleen.
Näin Brenntag voi tunnistaa säännölliset käyttäjät ja parantaa heidän käyttökokemustaan aiempien käyntien perusteella. Evästeitä ei käytetä käyttäjien tunnistamiseen, ja ne eivät seuraa käyttäjien liikkeitä muilla sivustoilla.

Seuraavia evästeitä käytetään vain, jos käyttäjä on hyväksynyt ne evästevälilehdellä:

_ ga Tarkoitus: käyttäjän tunnistaminen. Nämä evästeet poistetaan automaattisesti 2 vuoden kuluttua.

_gid / Tarkoitus: käyttäjän tunnistaminen. Nämä evästeet poistetaan automaattisesti 24 tunnin kuluttua.

_gat Tarkoitus: nopeuden mittaaminen. Nämä evästeet poistetaan 1 minuutin kuluttua.

VERKKOJÄLJITTEET

Brenntag Nordic käyttää joissakin tapauksissa sivustollaan ja markkinointiin liittyvissä sähköposteissaan verkkojäljitteitä. Jäljite on koodinpätkä, jonka avulla on mahdollista tarkastaa, onko käyttäjä aktivoinut sivuston osia tai esimerkiksi avannut sähköpostiviestin. Verkkojäljitteet eivät näy käyttäjälle.
Brenntag Nordic käyttää verkkojäljitteitä saadakseen tietoa siitä, mitä sivuja tai sähköpostiviestejä käyttäjä on nähnyt tai avannut, vierailun kellonajasta ja päivämäärästä, miltä sivustolta käyttäjä siirtyi sivustollemme sekä käytetystä käyttöjärjestelmästä, verkkotunnuksesta ja ISP-osoitteesta.

DO NOT TRACK (DNT)

Jos olet estänyt evästeet ja vastaavat teknologiat selaimestasi, Brenntag Nordic kunnioittaa ja noudattaa näitä asetuksia.

Google Analytics

Brenntag Nordic käyttää Google Analytics -kävijäseurantatyökalua, jonka tarjoaa Google Inc. Google Analytics käyttää Brenntag Nordicin tavoin evästeitä.

Tiedot (mukaan lukien IP-osoite), joita Google Analyticsin evästeet keräävät, tallennetaan Googlen palvelimille Yhdysvalloissa ja mahdollisesti myös palvelimille jossain EU-jäsenvaltiossa. Jos olet aktivoinut IP-osoitteen anonymisoinnin, Google anonymisoi tietosi Euroopan talousalueella (ETA) sovellettavien sääntöjen mukaisesti.

Google analysoi kerättyjä tietoja Brenntag Nordicin puolesta selvittääkseen käyttäjien käyntejä sivustollamme ja kootakseen raportteja toiminnasta sivustollamme.

Emme yhdistä IP-osoitteita muihin tietoihin tietokannoistamme. Voit poistaa käytöstä Google Analytics -evästeet selainasetuksista. Evästeiden käytöstä poistaminen voi tarkoittaa, että sivustomme tietyt osat eivät enää toimi optimaalisesti.

Voit myös estää Googlelta tietojen keruun ja käytön asentamalla tämän laajennuksen selaimeesi: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Saat lisätietoa Google Analyticsista ja sen tietosuojakäytännöstä osoitteista: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/ ja http://www.google.com/analytics/terms/us.html.

Voit lukea Google Analytics -työkalusta lisää täältä: https://www.google.com/analytics/.

Google Tag Manager

Sivustomme käyttää Google Tag Manager -järjestelmää, joka mahdollistaa hallita sovellusten, kuten Google Analyticsin, tunnisteiden hallinnoinnin. Google Tag Manager -työkalu on evästeetön järjestelmä, joka ei kerää henkilötietoja.

Työkalu aktivoi muita tunnisteita, jotka puolestaan voivat kerätä tietoja. Google Tag Managerilla ei ole pääsyä näihin tietoihin. Jos olet poistanut evästeet käytöstä, käytöstä poisto koskee myös tunnisteita, jotka on toteutettu Google Tag Managerilla.

Yhteistyökumppanien yhteystiedot

Kun Brenntag harjoittaa liiketoimintaa sinun tai edustamasi yrityksen kanssa, me keräämme ja käsittelemme tietoa sinusta, jotta voimme ottaa sinuun uudelleen yhteyttä. Olemme saaneet tiedot sinusta joko sinulta henkilökohtaisesti, työnantajaltasi tai julkisista rekistereistä.

Alla on lueteltu käsittelemiemme tietojen tyypit ja oikeusperusteet niiden käsittelylle. Lisäksi ilmoitamme oikeutetun etumme tarpeen mukaan.

Huomaa, että joitakin henkilökohtaisia tietoja saatetaan käsitellä perustuen useampaan kuin yhteen oikeusperusteeseen. Jos sinulla on kysyttävää, olet tervetullut ottamaan yhteyttä meihin.

Tarkoitus/Toiminta	Tiedon Tyyppi	Oikeusperuste tiedon käsittelylle ja perustelut oikeutetulle edulle
Rekisteröityminen uudeksi asiakkaaksi	(a) Etu- ja sukunimi. (b) Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite	Sopimuksen tai esittelyn käyttöönotto.
Tilausten käsittely ja toimitus, mm: (a) maksujen, lisämaksujen ja vastaavien hallinta. (b) rahallisten etuuksien keräys ja hyödyntäminen.	(a) Etu- ja sukunimi. (b) Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite. (c) Pankkiyhteystiedot Pankkisiirrot	(a) Sopimuksen mukaiset toimenpiteet. (b) Lainmukaiset velvoitteet.
Liikesuhteen hoito liikesuhteen, mm: (a) ilmoitukset muutoksista tietosuojakäytäntöömme. (b) pyynnöt laatia ilmoitus tai osallistua tutkimuksiin.	(a) Etu- ja sukunimi. (b) Yhteystiedot, mukaan lukien yrityksen sähköposti- ja katuosoite	(a) Sopimusvelvoitteiden täyttäminen. (b) Lainmukaiset velvoitteet. (c) Oikeutetun etumme osalta on tarpeen arvioida asiakkaidemme tuotteiden ja palvelujen käyttöä näiden kehittämiseksi ja laajentamiseksi.
Mahdollisuus osallistua kilpailuihin ja tutkimuksiin	(a) Etu- ja sukunimi. (b) Yhteystiedot, mukaan lukien yrityksen sähköposti- ja katuosoite.	(a) Sopimuksen täytäntöönpano välillämme. (b) Oikeutetun etumme osalta on tarpeen arvioida asiakkaidemme tuotteiden ja palvelujen käyttöä näiden kehittämiseksi ja laajentamiseksi.

UUTISKIRJE JA MUU MARKKINOINTIVIESTINTÄ

Jos saat meiltä uutiskirjeen, olemme lisänneet sinut alun perin postituslistaan voimassa olevan lain mukaisesti.

Henkilöt lisätään postituslistaan, jos he tilaavat uutiskirjeemme tai jos he ovat Brenntagin asiakkaita. Tilaajien ja asiakkaiden henkilötietoja voidaan käsitellä suoramarkkinointitarkoituksiin sovellettavan lain nojalla tuotteidemme ja palveluidemme mainostamiseen.

Voit milloin tahansa lopettaa uutiskirjeen tilaamisen käyttämällä kunkin markkinointiviestin alareunassa olevaa lopetuslinkkiä tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen: nordic-brenntagmarketing@brenntag-nordic.com .

Uutiskirje tilataan käyttäen kaksoisvalintaa (tupla-opt-in), jotta voimme varmistaa, että olet oikea vastaanottaja. Tupla-opt-in tarkoittaa, että kun olet täyttänyt uutiskirjeemme kirjautumislomakkeen, lähetämme sinulle sähköpostin täyttämääsi sähköpostiosoitteeseen, käytä sähköpostin linkkiä tilauksen loppuun saattamiseksi.
Tallennamme vahvistuksen ajan ja IP-osoitteen todisteeksi, että olet tilannut uutiskirjeen.

Henkilökohtainen markkinointi sinulle - Brenntag ei jaa tietojasi mainostajille ilman suostumustasi. Brenntag sallii mainostajien valita mainoksia katsovien käyttäjien ominaisuudet ja Brenntag voi käyttää mitä tahansa Brenntagin keräämää ei-henkilökohtaista tietoa valitakseen sopivan vastaanottajapiirin näille mainoksille. Kun napsautat mainosta tai muuten käytät sitä, on mahdollista, että mainostaja asettaa evästeen selaimeesi ja että ei-henkilökohtaiset tietosi täyttävät mainostajan valitsemat kriteerit.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn (esimerkiksi uutiskirjeiden lähettämiseksi), voit milloin tahansa päättää peruuttaa suostumuksesi. Jos päätät peruuttaa suostumuksesi, tietojesi käsittely lopetetaan tältä osin. Voimme jatkaa tietojesi käsittelyä muissa yhteyksissä, joihin olet antanut suostumuksesi.

Henkilötietojen luovuttaminen

Varmistaakseen palvelujen turvallisen, tehokkaan ja sujuvan käytön Brenntag Nordic jakaa joitakin tietoja kolmansille osapuolille.

Tuotteiden ja palvelujen toimittaminen:
Osastojen työntekijät voivat jakaa tietojasi osaston muiden työntekijöiden kanssa, mutta myös Brenntag Nordicin ulkopuolisten kumppanien kanssa sellaisten palvelujen tarjoamisessa, joita ne hoitavat Brenntag Nordicin puolesta.
Ulkopuoliset kumppanit eivät saa käyttää tietojasi muihin tarkoituksiin kuin Brenntag Nordicin puolesta hoidettavien palvelujen tarjoamiseen tai mahdollisen Brenntag Nordicin kanssa tehtävän yhteistyön yhteydessä (esimerkiksi koskien yksittäisten tuotteiden kehittämistä ja markkinointia yhdessä muiden yritysten kanssa). Esimerkiksi Brenntagin tietokantoja, verkkosivuja tai postituslistoja käsittelevillä kolmansilla osapuolilla voi olla pääsy tietoihisi. Tapauksissa, joissa kolmannet osapuolet käsittelevät tietojasi Brenntag Nordicin puolesta, kolmannen osapuolen on taattava riittävät toimenpiteet sovellettavan tietosuojalainsäädännön noudattamiseksi.

Oikeudellisiin vaatimuksiin vastaaminen:
Brenntag Nordic pidättää itsellään oikeuden jakaa tietojasi viranomaisten pyynnöstä tai jos laki niin vaatii.
Brenntag Nordic ei myy tietojasi kolmansille osapuolille ilman sinun nimenomaista suostumustasi. Brenntag Nordic ei luovuta henkilötietoja yrityksille kuten Krak tai keltaiset sivut tai julkisille rekistereille.

Henkilötietojen säilyttäminen EU:n ulkopuolella

Brenntag Nordic voi lisäksi luovuttaa henkilötietoja EU:n ulkopuolisille kumppaneille, jos olet antanut tähän suostumuksesi tai jos tietojen luovutus on sovellettavan lainsäädännön mukainen. On lisäksi mahdollista, että Brenntag tallentaa tietoja pilvipalveluihin, jolloin henkilötietoja voi sijaita palvelimissa EU:n ulkopuolella.
Tapauksissa, joissa Brenntag Nordic on velvollinen luovuttamaan henkilötietojasi, pyrimme luovuttamaan tietojasi vain sellaisiin maihin, jotka kuuluvat ETA-alueeseen ja jotka voivat taata täyttävänsä Euroopan komission määrittelemät tietoturvavaatimukset. Lisätietoja Euroopan komission päätöksestä "Komission päätökset henkilötietojen suojan riittävästä tasosta kolmansissa maissa".

Miten pitkäksi aikaa tallennamme tietosi?

Brenntag Nordic ei säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoituksen perusteella.

Sopivan henkilötietojen säilytysajan määrittämisessä otamme aina huomioon tiedon määrän, luonteen ja arkaluonteisuuden. Otamme huomioon myös mahdolliset tietovuotoriskit ja selvitämme, onko olemassa muita vaihtoehtoja halutun tarkoituksen saavuttamiseen ilman henkilötietojen käsittelyä.

Arkaluonteiset henkilötiedot

Jos Brenntag Nordic käsittelee arkaluonteisia henkilötietoja, tämä tapahtuu vain käyttäjän nimenomaisella suostumuksella tai jos meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä niin.

Työnhakijat

Jos otat yhteyttä Brenntag Nordiciin työpaikan hakemiseksi tai lähetät avoimen hakemuksen, hakemuksesi käsitellään seuraavasti:

Hakemustasi ja henkilötietojasi käsitellään ainoastaan suhteessa hakemaasi työpaikkaan.
Jos arvioimme profiilisi kiinnostavaksi muiden työtehtävien kannalta, pyydämme sinulta suostumuksesi hakemuksesi käsittelyyn myös tässä yhteydessä.
Tällöin hakemuksesi käsittelystä vastaavat HR-vastaava ja tehtävän kannalta relevantin osaston päällikkö.
Säilytämme hakemukset avoimiin työpaikkoihin niin kauan kuin rekrytointiprosessi on käynnissä.
Työsuhteeseen valittujen hakijoiden hakemukset tallennetaan työsuhteen päättymiseen asti.
Säilytämme avoimia hakemuksia kuuden kuukauden ajan, jos arvioimme hakijan profiilin olevan mielenkiintoinen siltä varalta, että kyseiseltä alueelta vapautuu sopiva tehtävä.
Jos hakemuksia ei katsota kiinnostaviksi, ne poistetaan välittömästi.

Työhakemuksissa on usein erilaisia henkilötietoja, kuten yhteystietoja sekä tietoja hakijan koulutustaustasta ja työkokemuksesta. Näitä tietoja pidetään normaaleina (ei-arkaluonteisina) henkilötietoina, joiden käsittelyssä käytetään kiinnostuksen arviointia.

Sinun oikeutesi

Brenntag Nordicin suorittaman tietojen käsittelyn ja tallennuksen ajan sinulla on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tietoja tietojesi käsittelystä ja käsittelyn aloittamisesta.
Oikeus tarkastaa, mitä tietoja Brenntag Nordicilla on sinusta ja mihin niitä käytetään.
Oikeus oikaista virheelliset ja puutteelliset tiedot.
Oikeus tulla unohdetuksi, jolloin Brenntag poistaa sinun tietosi.
Oikeus tietojen toimitukseen, jolloin voit saada tietosi itsellesi toimitettuina.
Oikeus rajoittaa tietojen käyttöä, jos niihin tai niiden käsittelyyn liittyy erimielisyyksiä.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhtiötä kohtaan, ota yhteyttä paikalliseen tietosuojakoordinaattoriimme sähköpostitse osoitteeseen gdpr@brenntag-nordic.com.

Tietoturvatoimet

Brenntag Nordic käyttää erilaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia toimia henkilötietojesi suojaamiseen ja tietojärjestelmien tietoturvan varmistamiseen.

Yhteystiedot

Brenntag on nimittänyt tietosuojavastaavan, joka työskentelee Brenntagin päämajassa Saksassa. Meillä on myös useita paikallisia tietosuojakoordinaattoreita kielimuurien välttämiseksi.

Jos sinulla on kysymyksiä tai palautetta koskien tietojesi käsittelyä, voit ottaa yhteyttä suoraan tiimiimme osoitteessa:

Group Data Protection Officer

Messeallee 11,

45131 Essen

gdpo@brenntag.de

Valitusoikeus Jos arvelet, että Brenntag Nordic on käsitellyt tietojasi virheellisesti, sinulla on mahdollisuus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle.