Compliance bei Brenntag

An der Spitze der Compliance-Organisation von Brenntag steht der Vorstand und innerhalb des Gremiums der Vorstandsvorsitzende. Der Governance, Risk & Compliance (GRC)-Manager in der Abteilung Corporate Internal Audit der Brenntag AG unterrichtet den Vorstand regelmäßig über Compliance-Angelegenheiten. Auch in den regelmäßig stattfindenden Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrates wird über Compliance- und Whistleblowing-Fälle sowie die Weiterentwicklung des konzernweiten Compliance-Managementsystems berichtet.

Auf regionaler Ebene ist das Regional Executive Management für das Thema Compliance verantwortlich. Hier wurden regionale Compliance-Manager ernannt. Sie erhalten, untersuchen und berichten sämtliche Compliance-Fälle und/oder -Fragestellungen, die an sie herangetragen werden, koordinieren das Compliance-Management auf regionaler Ebene und stehen im regelmäßigen Informations- und Erfahrungsaustausch mit dem GRC-Manager der Brenntag AG. So stellen wir die enge Vernetzung des Compliance-Managements mit unseren Geschäftsaktivitäten auf regionaler Ebene sicher.

Korruptionsprävention ist ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Managementsystems bei Brenntag. Konzernweite Vorgaben bezüglich Anti-Korruption werden in Kodizes und Richtlinien präzisiert, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten und deren Einhaltung überwacht wird. Im Falle einer Nichtbeachtung dieser Vorgaben durch unsere Mitarbeiter können sich für Brenntag Reputations- und finanzielle Risiken ergeben. Ein Fehlverhalten seiner Mitarbeiter wird von Brenntag nicht toleriert (Null-Toleranz-Politik) und kann zu entsprechenden disziplinarischen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.

Neben dem Verhaltens- und Ethikkodex gibt es eine weltweit gültige Anti-Korruptions-Richtlinie für den Brenntag-Konzern, die präzisiert, welche Verhaltensweisen von allen Mitarbeitern erwartet werden hinsichtlich Anti-Korruption. Außerdem leistet sie Hilfestellung, wie Mitarbeiter sich in kritischen Situationen regelkonform verhalten sollen, um Risiken zu vermeiden.

Die Interne Kontrollrichtlinie enthält weitere Vorgaben und Maßnahmen, um Korruption und Bestechung entgegenzuwirken, wie zum Beispiel zur Sicherstellung der Funktionstrennung und zur Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips sowie die Verpflichtung, Vergleichsangebote bei Lieferanten und Dienstleistern einzuholen.

Die Einhaltung dieser Richtlinien wird im Rahmen interner Audits regelmäßig bei unseren Konzerngesellschaften überprüft. Weitere Bestandteile des Compliance-Managementsystems zur Korruptionsprävention bei Brenntag sind zielgruppenorientierte Schulungen der Mitarbeiter, die im Wesentlichen über unsere E-Learning-Systeme ausgerollt werden, sowie ein Whistleblowing-System, über das auch anonymisiert Hinweise gegeben werden können.

Die Achtung von Menschenrechten ist eines der obersten Prinzipien von Brenntag und wird als wesentlicher Bestandteil des allgemeinen Compliance-Managementsystems angesehen. Mit der Selbstverpflichtung zu den Prinzipien des UNGC möchte Brenntag seiner Haltung zusätzlichen Ausdruck verleihen.

Im Brenntag-Verhaltenskodex ist festgeschrieben, dass unser Unternehmen und unsere Mitarbeiter jegliche Form der Verletzung von Menschenrechten zu vermeiden haben. Wir erteilen jeder Form der Zwangs- und Kinderarbeit eine Absage und sprechen uns für Chancengleichheit und faire Arbeitsbedingungen sowie gegen jegliche Diskriminierung aus.

Verstöße gegen Menschenrechte können intern über unsere Compliance-Organisation und anonymisiert über unser Whistleblowing-System gemeldet werden. Jeglicher bestätigte Verdacht der Verletzung von Menschenrechten wird strikt verfolgt und geahndet.

Das größte Risiko möglicher Menschenrechtsverletzungen liegt nach Einschätzung von Brenntag in unserer Lieferkette. Im Rahmen unserer Mitgliedschaft in derBrancheninitiative „Together for Sustainability“ fordern wir unsere Lieferanten zu EcoVadis-Nachhaltigkeits-Assessments auf, die auch eine Prüfung der Einhaltung der Menschenrechte beinhalten. Im Brenntag Verhaltenskodex für Lieferanten rufen wir unsere Lieferanten zudem explizit dazu auf, die Achtung der internationalen Menschenrechte zu unterstützen und Menschenrechtsverletzungen zu vermeiden. Darüber hinaus gibt es weitere Lieferanten-Assessments und -Audits auf Basis standardisierter Fragebögen, die ebenfalls die Achtung von Menschenrechten thematisieren.

Akquisitionen sind neben organischem Wachstum die zweite wesentliche Säule der langfristigen Wachstumsstrategie von Brenntag.

Alle Zukäufe durchlaufen einen umfassenden und sorgfältigen Due Diligence-Prozess. Um die Historie, die Ist-Situation und das Potential des Kaufobjekts zu erfassen, zu analysie- ren und bewerten zu können, finden zahlreiche persönliche Gespräche und Besuche der Standorte statt. Ein weiteres Element ist eine umfangreiche Analyse, die neben betriebs- wirtschaftlichen Themen wie Unternehmensstruktur, Finanzierungs-, Steuer- und Versicherungsfragen, Rechtsangelegenheiten oder der genutzten Informationstechnik auch die Bereiche HSE, Corporate Governance/Compliance und Human Resources umfasst.

So muss das Unternehmen neben den etablierten Prozessen im Bereich Umweltschutz beispielsweise regelmäßig auch offenlegen, ob es zu Kontaminierungen auf Firmengelände gekommen ist und ob Sanierungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Im Bereich Arbeitssicherheit müssen unter anderem die Gesundheitsschutzmaßnahmen vor Ort und die persönliche Sicherheitsausrüstung der Mitarbeiter beschrieben werden. Ebenso muss das Unternehmen seine Corporate Governance-Struktur und Compliance-Vorgaben offenlegen. Im Personalbereich geht es beispielsweise um Vereinbarungen zu Sozialleistungen, Rente und betrieblicher Vorsorge sowie um Tarifabschlüsse.

Werden im Laufe des Due Diligence-Prozesses Mängel offensichtlich oder bleiben wesentliche Fragen offen, wird Brenntag in der Regel den Verkäufer dazu auffordern, eine tiefergehenden Prüfung des Sachverhalts zu ermöglichen. Wie dann im Fall einer nicht hinreichenden Klärung weiter vorgegangen wird und ob die Verhandlungen daraufhin sogar beendet werden, wird im Einzelfall entschieden.

Die Integration akquirierter Unternehmen in den Brenntag-Konzern erfolgt in einem strukturierten Prozess, der abhängig von der Strategie für das Unternehmen, seiner Größe und der Komplexität des Geschäfts auch auf mehrere Jahre ausgelegt sein kann. Bei identifizierten Abweichungen zu Brenntag-Standards – beispielsweise bei den Themen Sicherheit, Umweltschutz, Human Resources und Compliance – ist es ein wesentliches Integrationsziel, diese schnell zu beheben.

Als Weltmarktführer in der Chemiedistribution muss Brenntag alle in den Ländern geltenden Außenhandels- und Zollgesetze einhalten, wie z.B. Export- oder Importbeschränkungen für bestimmte Güter, Dienstleistungen und Technologien in oder aus Ländern, die Sanktionen oder Embargos unterliegen. Dasselbe gilt für Lieferungen an oder von Unternehmen oder Personen, die auf Sanktionslisten stehen. Darüber hinaus müssen Brenntag Mitarbeiter alle anwendbaren Handelsbeschränkungen einhalten, die sich aus internationalen Embargos ergeben und die typischerweise den Zahlungs- und Kapitalverkehr mit bestimmten Ländern einschränken oder verbieten.

Dieser Verpflichtung kommt Brenntag teilweise durch den Einsatz einer automatisierten, IT-basierten Screening-Lösung nach. Mit Hilfe einer speziellen Softwareanwendung überprüfen wir unsere Kunden und Lieferanten regelmäßig gegen die Sanktionslisten der Vereinten Nationen, der Europäischen Union, der USA und verschiedener anderer Länder, in denen Brenntag tätig ist.

Bei Verdachtsmomenten erfolgt eine sorgfältige Überprüfung auf der Basis aller verfügbaren Informationen. Sollte sich ein Verdacht erhärten, findet keine Auslieferung statt und es werden, falls erforderlich, in Abstimmung mit den Behörden weitere Massnahmen eingeleitet.

Um den weltweit steigenden Anforderungen im Bereich des Datenschutzes gerecht zu werden, ernannte der Vorstand 2018 einen Konzernbeauftragten für den Datenschutz. Als Leiterin der Abteilung Globaler Datenschutz berichtet sie unabhängig und direkt an den Vorstand.

Für die Entwicklung, Implementierung und Verwaltung des Datenschutzverwaltungs Systems für die Gruppe ist die Abteilung Globaler Datenschutz zuständig. Datenschutzkoordinatoren in den verschiedenen Regionen unterstützen die Abteilung Globaler Datenschutz und berichten an die Zentraleinheit. Im Berichtsjahr wurde ein Datenschutzausschuss eingerichtet, dem Vorstandsmitglieder der Brenntag AG und der Brenntag Holding GmbH sowie Vertreter der Bereiche Datenschutz, Recht, Personal, IT, Interne Revision und Compliance angehören. In regelmäßigen Sitzungen werden Empfehlungen zum Datenschutzrecht und die Entwicklung im Unternehmen erarbeitet.