Die Brenntag SE ("Brenntag", "wir") nimmt das Schreiben von PrimeStone LLP ("PrimeStone") an den Aufsichtsrat von Brenntag vom 12. Juni 2023 zur Kenntnis.
Wir möchten klarstellen, dass wir die Rechte der Aktionäre sehr hoch einschätzen und daher das Abstimmungsverfahren für die Hauptversammlung nach besten Kräften erleichtert und vereinfacht haben. Brenntag hat die Einberufung der Hauptversammlung am 9. Mai 2023 veröffentlicht und anschließend am 25. Mai 2023 die Einladung zur Hauptversammlung und die Abstimmungsunterlagen an alle registrierten Aktionäre versandt, einschließlich Anweisungen zur Anmeldung zur Hauptversammlung und zum Abstimmungsverfahren für alle Tagesordnungspunkte der Hauptversammlung sowie für alle im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichten Gegenanträge.
Brenntag ist damit allen gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen und hat auch die Aktionäre umfassend beraten.
Um den Aktionären die Anmeldung und die Stimmabgabe zu erleichtern, hat Brenntag unter anderem ein Musterformular für die Anmeldung auf seiner Website veröffentlicht und allen im Aktienregister eingetragenen Aktionären am 25. Mai 2023 rechtzeitig vor der Hauptversammlung die Zugangsdaten für das InvestorPortal mitgeteilt.
Gemäß geltendem Recht und gängiger Praxis und wie in der am 9. Mai 2023 veröffentlichten Einladung zur Hauptversammlung dargelegt, können alle Aktionäre, die sich bis spätestens zum Ablauf des 8. Juni 2023 (Mitternacht MESZ) bei der Registrierungsstelle der Gesellschaft zur Hauptversammlung angemeldet haben, entweder direkt per Briefwahl (per Post, E-Mail oder über das InvestorPortal) oder durch Bevollmächtigte (Dritte, einschließlich Vermittler, oder von der Gesellschaft benannte Personen) zu allen Tagesordnungspunkten der Hauptversammlung und allen Gegenanträgen abstimmen. Es liegt in der Verantwortung jedes Aktionärs, sich vor Ablauf der Frist für die Hauptversammlung anzumelden, um sein Stimmrecht ausüben zu können. Eine Anmeldung nach Ablauf der Frist ist gesetzlich verboten.
Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie die Beauftragung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist bis zum 14. Juni 2023 (17.00 Uhr MESZ) für alle ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre möglich. Alternativ können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder deren Vertreter über das InvestorPortal an der Hauptversammlung teilnehmen und ihre Aktionärsrechte, einschließlich der Stimmabgabe, während der Hauptversammlung ausüben.
Dieses Verfahren entspricht in vollem Umfang dem aktienrechtlichen Standard für eine rechtssichere Teilnahme und Abstimmung auf der Hauptversammlung - der Spielraum der Aktiengesellschaften ist hier begrenzt. In den vergangenen Hauptversammlungen hat dieses Verfahren zu hohen Teilnahmequoten geführt.
Mit dem heutigen Tag sind alle von den eingetragenen Aktionären eingegangenen Stimmrechtsaufträge bearbeitet worden. Gleichzeitig ist Brenntag nicht in der Lage, die Prozesse der von den Aktionären genutzten Intermediäre oder Dienstleister zu kontrollieren. Brenntag hat den Aktionären immer und sofort geraten, sich bei Problemen sofort an ihre Bank/Broker/Stimmrechtsdienstleister zu wenden. Wir stehen auch jederzeit zur Verfügung, um Aktionäre bei Fragen zu unterstützen. Wenn Aktionäre jedoch die Dienste von Stimmrechtsanbietern in Anspruch nehmen, hat Brenntag weder Kontrolle noch Einfluss auf die Prozesse, die die Vermittler gemeinsam mit ihren Kunden eingerichtet haben.
