Conformité et respect de la vie privée chez Brenntag

Travailler en collaboration avec ceux et celles qui font la différence

Nous avons toujours attaché une grande importance à une gestion de l’entreprise responsable, éthique et durable. Notre priorité absolue est le respect des exigences légales ainsi que des politiques de conduite internes volontaires qui contribuent à promouvoir notre conduite des affaires et nos valeurs sous-jacentes.

Pour ce faire, nous avons mis en place une structure de conformité au sein de l’entreprise tout en mettant en œuvre des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques. Chaque employé est personnellement responsable du respect de toutes les lois, directives, politiques et règles applicables.

Anciennes colonnes
« Afin de conserver sa position de leader mondial respecté par le monde des affaires et le grand public, Brenntag s’engage à respecter rigoureusement les normes les plus strictes en matière de conformité légale et éthique ainsi qu’à adopter un comportement socialement responsable. Nous faisons confiance à nos employés pour qu’ils assument la responsabilité de leurs actes et adhèrent en tout temps à ces principes ainsi qu’aux valeurs de Brenntag, sans exception. »

Notre Code de conduite et d’éthique professionnelle

Au cœur de notre système de conformité, notre Code de conduite et d’éthique professionnelle décrit les exigences fondamentales pour l’ensemble des activités commerciales de Brenntag dans des domaines tels que :

  • lutte contre la corruption
  • lutte contre le blanchiment d’argent
  • livres et registres et rapports financiers
  • loi sur la concurrence et antitrust
  • conflits d’intérêts
  • Confidentialité
  • protection des données et sécurité de l’information
  • conformité aux lois sur le commerce international
  • prévention de la fraude
  • délit d’initié
  • traitement et protection des biens de Brenntag
  • santé, sécurité et protection de l’environnement
  • droits de l’homme et méthodes de travail

Notre Code de conduite de nos fournisseurs

Nous nous engageons à toujours mener nos activités conformément à la loi et à l’éthique professionnelle tout en gardant à l’esprit notre responsabilité sociale et environnementale.

Dans le cadre de cet engagement, comme indiqué dans le Code de conduite des fournisseurs de Brenntag, nous attendons de nos fournisseurs qu’ils se conforment également

  • à toutes les lois et réglementations applicables,
  • aux principes de bonnes pratiques commerciales de gouvernance,
  • aux droits humains et aux conditions de travail appropriées, et
  • à la responsabilité environnementale.

Informations supplémentaires

Le Comité de direction dirige l’organisation de conformité. Le Vice-président principal de la conformité (Senior Vice President, SVP) et le Groupe en charge de la protection des données de Brenntag relèvent du PDG, du Comité de direction et du Conseil de surveillance en ce qui concerne les sujets de conformité.

Les réunions régulières du Comité d’audit du Conseil de surveillance comprennent également un contrôle des éventuels cas de dénonciation ainsi que du développement continu du système de gestion de la conformité à l’échelle du groupe. Dans les différentes régions du monde, les responsables régionaux de la conformité travaillent en étroite collaboration avec les entités commerciales en coordonnant le système de gestion de la conformité à l’échelle régionale.

Ces responsables examinent et signalent tout problème de conformité et toute question de conformité qu’ils reçoivent. Ils participent à un échange régulier d’informations et d’enseignements avec le groupe SVP de la Conformité et de la protection des données de Brenntag. Les interlocuteurs locaux du service Conformité assistent le responsable régional de la conformité. Cela garantit un lien étroit entre notre gestion de la conformité et nos activités commerciales au niveau régional et local.

La prévention de la corruption est un élément essentiel de notre système de gestion de la conformité. Les exigences du groupe en matière de lutte contre la corruption sont définies dans les politiques et lignes directrices internes. Ces règles s’appliquent à tous les employés de la même manière ; leur respect est contrôlé.

Nous appliquons une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement répréhensible de la part de nos employés, qui peut entraîner les mesures disciplinaires correspondantes ou avoir des conséquences dans le cadre du droit du travail. Outre le Code de conduite et d’éthique professionnelle, nous avons défini des directives anticorruption à l’échelle du groupe qui précisent le type de comportement attendu de tous nos employés afin de les protéger et de protéger Brenntag contre tout comportement corrompu.

La directive sur le contrôle interne comporte d’autres exigences et mesures visant à lutter contre la corruption, notamment :

  • veiller à la ségrégation des tâches
  • respecter le principe de double vérification
  • respecter l’obligation d’obtenir des offres concurrentielles de la part des fournisseurs et des prestataires de services

Des audits internes sont régulièrement conduits dans nos entités pour garantir le respect de ces directives. En outre, des formations destinées à des groupes cibles et un système de signalement permettant de fournir des informations de manière anonyme sont d’autres éléments du système de gestion de la conformité relatif à la prévention de la corruption chez Brenntag.

En tant que leader mondial de la distribution de produits chimiques, Brenntag doit respecter toutes les lois sur le commerce international et les douanes applicables dans d’autres pays, notamment les restrictions à l’exportation et à l’importation de certains biens, services et technologies vers ou depuis des pays faisant l’objet de sanctions ou d’embargos.

Il en va de même pour les livraisons à destination ou en provenance d’entreprises ou de personnes figurant sur les listes de sanctions. En outre, les employés de Brenntag doivent respecter toutes les restrictions commerciales applicables résultant d’embargos internationaux qui limitent ou interdisent généralement les paiements et les transactions de capitaux avec certains pays.

Nous nous acquittons de cette obligation en partie grâce aux vérifications effectuées à l’aide des technologies de l’information. À l’aide de ce logiciel, nous vérifions régulièrement si nos clients et fournisseurs figurent sur les listes de sanctions émises par les Nations unies, l’Union européenne, les États-Unis et d’autres pays dans lesquels Brenntag exerce ses activités. En cas de doute, un contrôle minutieux est effectué sur la base de toutes les informations disponibles. Si les soupçons sont fondés, la livraison est annulée et, le cas échéant, d’autres mesures sont prises en coordination avec les autorités.

Pour répondre aux exigences accrues en matière de protection des données à l’échelle mondiale, le conseil d’administration a nommé un délégué à la protection des données du groupe (DPD du Groupe) en 2018. En tant que directeur du service mondial de protection des données, le DPD du Groupe rend compte de manière indépendante et directement au conseil d’administration.

Le service mondial de protection des données est chargé d’élaborer, de mettre en œuvre et de gérer le système de gestion de la protection des données pour le groupe. Les coordinateurs de la protection des données des différentes régions assistent le service mondial de protection des données et rendent compte à l’unité centrale.

Notre service SpeakUp®

Le succès de l’entreprise repose sur l’intégrité et le respect, par chacun de nos employés et partenaires commerciaux, non seulement des exigences légales, mais aussi des principes de Brenntag tels que décrits dans notre Code de conduite. Notre priorité absolue est de faire en sorte que quiconque travaille dans l’entreprise ou avec elle se sente à l’aise de s’exprimer, poser des questions, faire part de ses préoccupations concernant des problèmes éthiques ou des cas de non-conformité, sans craindre de représailles.

Pour permettre à nos employés et partenaires commerciaux de faire part de leurs préoccupations, nous avons mis en place le réseau SpeakUp® qui garantit le signalement anonyme de toute préoccupation concernant des problèmes éthiques ou le non-respect de la loi par un employé de Brenntag.

Le système est géré par un fournisseur tiers, garantissant ainsi l’anonymat de toutes les informations reçues par les employés de Brenntag chargés d’examiner les préoccupations. Nous nous engageons à protéger quiconque soulève une question de bonne foi ainsi que toute personne qui participe à l’examen d’une éventuelle faute professionnelle ou à une enquête. La discrimination, les mesures préjudiciables à l’emploi ou les représailles de quelque nature que ce soit à l’encontre de ces personnes ne sont pas tolérées.

De même, nous nous engageons à respecter la présomption d’innocence pour toute personne concernée par un problème soulevé jusqu’à ce que l’infraction soit prouvée. Tout problème de comportement est examiné dans la plus grande confidentialité. Les informations seront traitées conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Comment signaler un problème de conformité ?

Soumettez votre préoccupation via un formulaire en ligne. Utilisez le système SpeakUp ou appelez un numéro gratuit pour laisser un message.

Vous n’aurez pas besoin de fournir vos coordonnées personnelles car vous recevrez un numéro de dossier individuel et un code d’accès qui vous permettront de vérifier (via le formulaire en ligne) les communications que Brenntag vous enverra par l’intermédiaire du lien Internet. Si vous utilisez le numéro vert, veuillez noter que le prestataire tiers enregistrera votre message et le transcrira.

Brenntag ne recevra que la transcription du message. Vous recevrez également un numéro de dossier individuel et un code d’accès (via le formulaire en ligne) pour toute communication que Brenntag vous enverra par l’intermédiaire du lien Internet.

Déposez un rapport

Pour que votre message soit traité et examiné, il est important que le rapport soit aussi précis que possible (qui, quoi, quand, comment) et contienne des informations complémentaires, par exemple des copies de documents ou des noms de personnes témoins du même incident.

Remarque : les généralités et les déclarations trop vagues ne peuvent pas faire l’objet d’une enquête. Une fois votre rapport soumis, vous recevrez un numéro de dossier individuel. Conservez précieusement ce numéro. Vous en aurez besoin pour consulter toute communication que Brenntag vous enverra via ce lien web. Nous prenons au sérieux toute préoccupation soulevée par ce biais et prendrons les mesures nécessaires dans chaque cas.

Nous vous tiendrons informé(e) des progrès. Certifiée selon les normes les plus strictes en matière de protection des données et de sécurité, la ligne SpeakUp® est intégralement certifiée sur une base trimestrielle selon la norme ISAE3000 Type II.