Cumplimiento en Brenntag

A la cabeza de la organización de cumplimiento de Brenntag está el Consejo de Administración y, dentro de este órgano, su presidente. El director de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC) del departamento de Auditoría Interna Corporativa de Brenntag AG informa regularmente al Consejo de Administración sobre cuestiones de cumplimiento. Las reuniones periódicas del Comité de Auditoría del Consejo de Supervisión también incluyen informes sobre el cumplimiento y la denuncia de irregularidades, así como sobre el desarrollo en curso del sistema de gestión del cumplimiento en todo el Grupo. El director de GRC cuenta con el apoyo del Comité de Cumplimiento como órgano consultivo interno.

A nivel regional, la dirección ejecutiva regional es responsable de la cuestión del cumplimiento. Aquí se han designado gestores regionales de cumplimiento. Reciben, evalúan e informan de cualquier cuestión de cumplimiento y/o preguntas que se les remitan, coordinan el sistema de gestión de cumplimiento a nivel regional y transmiten regularmente información y experiencia a través del diálogo con el director de GRC de Brenntag AG. Esto garantiza que nuestra gestión de cumplimiento está estrechamente interconectada con nuestras actividades comerciales a nivel regional.

La prevención de la corrupción es un elemento esencial del sistema de gestión del cumplimiento de Brenntag. Los requisitos de todo el Grupo relativos a la lucha contra la corrupción se especifican en códigos y directrices. Se aplican a todos los empleados por igual y se controla su cumplimiento. El incumplimiento de estos requisitos por parte de nuestros empleados podría suponer riesgos financieros y de reputación para Brenntag. Brenntag no tolera la mala conducta de los empleados (política de tolerancia cero) y puede dar lugar a las correspondientes medidas disciplinarias o tener consecuencias según la legislación laboral.

Además del Código de Conducta y Ética Empresarial, existe una directriz anticorrupción a nivel mundial para el Grupo Brenntag que especifica qué tipo de conducta se espera de todos los empleados en relación con la anticorrupción y que proporciona orientación sobre cómo deben comportarse los empleados en situaciones críticas para que su conducta sea conforme y se eviten los riesgos.

La directriz de control interno contiene otros requisitos y medidas para contrarrestar la corrupción, como la garantía de la separación de funciones, el cumplimiento del principio de doble control y el cumplimiento del requisito de obtener ofertas comparativas de proveedores y prestadores de servicios.

En las empresas de nuestro Grupo se realizan regularmente auditorías internas para garantizar el cumplimiento de estas directrices. Otros elementos del sistema de gestión del cumplimiento relativo a la prevención de la corrupción en Brenntag son los cursos de formación orientados al grupo objetivo para los empleados, que se desarrollan esencialmente a través de nuestros sistemas de aprendizaje electrónico, y un sistema de denuncia de irregularidades, que puede utilizarse para proporcionar información anónima.

La observancia de los derechos humanos es uno de los principales principios de Brenntag y se considera un elemento esencial de su sistema general de gestión del cumplimiento. A través de su compromiso voluntario con los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, Brenntag pretende dar más peso a su posición en este sentido. El Código de Conducta y Ética Empresarial de Brenntag estipula que nuestra empresa y nuestros empleados deben evitar las violaciones de los derechos humanos en cualquiera de sus formas. Nos oponemos a toda forma de trabajo forzado o infantil, abogamos por la igualdad de oportunidades y las condiciones de trabajo justas, y rechazamos la discriminación de cualquier tipo.Las violaciones de los derechos humanos pueden denunciarse internamente a través de nuestra organización de cumplimiento y anónimamente a través de nuestro sistema de denuncia. Si se confirma cualquier sospecha de violación de los derechos humanos, se persigue con firmeza y se imponen sanciones.Desde hace varios años, Brenntag se somete voluntariamente a una evaluación periódica de sostenibilidad por parte de la agencia internacional de calificación EcoVadis. EcoVadis evalúa el rendimiento de las empresas en materia de sostenibilidad en cuatro categorías: medio ambiente, prácticas laborales, prácticas empresariales justas y contratación sostenible. La revisión de los aspectos en el área de los derechos humanos es un elemento esencial de esta evaluación externa de Brenntag.Brenntag cree que el mayor riesgo de posibles violaciones de los derechos humanos está en nuestra cadena de suministro. En el marco de nuestra pertenencia a la iniciativa "Juntos por la Sostenibilidad" de la industria, solicitamos que nuestros proveedores se sometan a las evaluaciones de sostenibilidad de Eco-Vadis, que también incluyen una revisión del cumplimiento de los derechos humanos. El Código de Conducta para Proveedores de Brenntag pide explícitamente que nuestros proveedores apoyen la observancia de los derechos humanos internacionales y que eviten su violación. Además, existen evaluaciones y auditorías adicionales de los proveedores basadas en cuestionarios estandarizados que también abordan la observancia de los derechos humanos.

Junto con el crecimiento orgánico, las adquisiciones son el segundo pilar de la estrategia de crecimiento a largo plazo de Brenntag. Cada adquisición se somete a un exhaustivo proceso de diligencia debida. Celebramos un gran número de reuniones cara a cara y realizamos muchas visitas in situ para comprender, analizar y evaluar la historia, la situación actual y el potencial del negocio objetivo. Otro elemento es un análisis exhaustivo que abarca, además de cuestiones comerciales como la estructura y la financiación de la empresa, los acuerdos fiscales y de seguros, los asuntos jurídicos y su sistema de tecnología de la información, también los ámbitos de HSE, gobierno corporativo/cumplimiento y recursos humanos.

Además de los procesos establecidos en el ámbito de la protección del medio ambiente, la empresa destinataria también está obligada a revelar periódicamente cualquier contaminación que pueda haberse producido en sus instalaciones y las medidas de reparación aplicadas en respuesta a la misma. En el ámbito de la seguridad en el trabajo, deben describirse temas como las medidas de seguridad en las instalaciones y el equipo de seguridad personal de los empleados, entre otros. Asimismo, la empresa está obligada a revelar su estructura de gobierno corporativo y sus requisitos de cumplimiento. En el ámbito de los recursos humanos, deben tratarse temas como los acuerdos sobre prestaciones sociales, la previsión para la jubilación y los planes de pensiones de la empresa, así como los convenios colectivos.

En caso de que el proceso de diligencia debida revele alguna deficiencia o si quedan cuestiones clave sin resolver, Brenntag generalmente pedirá al objetivo que permita una revisión más profunda. Entonces decidiremos, caso por caso, cómo proceder en caso de que la aclaración sea insuficiente, o incluso si hay que poner fin a las negociaciones.

Las adquisiciones se integran en el Grupo Brenntag mediante un proceso estructurado que puede desarrollarse a lo largo de varios años, dependiendo de la estrategia de Brenntag para la empresa, su tamaño y la complejidad del negocio. Si se identifican discrepancias en relación con las normas de Brenntag -por ejemplo, en materia de seguridad, protección del medio ambiente, recursos humanos y cumplimiento-, un objetivo clave de la integración es su rápida eliminación.

Como líder del mercado mundial en la distribución de productos químicos, Brenntag debe cumplir todas las leyes de comercio exterior y de aduanas aplicables en los países, como las restricciones a las exportaciones o importaciones de determinados bienes, servicios y tecnologías a o desde países sujetos a sanciones o embargos. Lo mismo se aplica a las entregas a o desde empresas o personas incluidas en listas de sanciones. Además, los empleados de Brenntag deben cumplir con todas las restricciones comerciales aplicables derivadas de embargos internacionales, que normalmente restringen o prohíben los pagos y las transacciones de capital con determinados países. Brenntag cumple esta obligación en parte utilizando una solución de control automatizada basada en la tecnología de la información. Con la ayuda de una aplicación de software especial, comprobamos regularmente a nuestros clientes y proveedores con las listas de sanciones emitidas por las Naciones Unidas, la Unión Europea, los Estados Unidos y otros países en los que Brenntag opera. En caso de sospecha, se lleva a cabo una cuidadosa comprobación sobre la base de toda la información disponible. Si la sospecha se confirma, no se realiza ninguna entrega y, si es necesario, se inician otras medidas en coordinación con las autoridades.

Para cumplir con los crecientes requisitos a nivel mundial en el ámbito de la protección de datos, el Consejo de Administración nombró en 2018 a una responsable de protección de datos del Grupo. Como jefa del departamento de Protección de Datos Global, informa de forma independiente y directa al Consejo de Administración. El departamento de Protección de Datos Global es responsable de desarrollar, implementar y gestionar el sistema de gestión de la protección de datos para el Grupo. Los coordinadores de protección de datos de las distintas regiones apoyan al departamento de Protección Global de Datos y dependen de la unidad central. En el año de referencia se creó un Comité de Protección de Datos compuesto por miembros del Consejo de Administración de Brenntag AG y Brenntag Holding GmbH, así como por representantes de los departamentos de Protección de Datos, Legal, Recursos Humanos, TI, Auditoría Interna y Cumplimiento. Los participantes celebran reuniones periódicas para debatir las recomendaciones de la ley de protección de datos y la evolución de la empresa.